Buat senarai juntai bawah item dalam Excel untuk menjadikan kemasukan data lebih mudah, lebih pantas dan bebas ralat. Dengan ciri Pengesahan Data Excel, anda boleh membuat senarai lungsur turun dengan mudah untuk memasukkan data pada lembaran kerja atau buku kerja.
Senarai lungsur turun Excel atau menu lungsur ialah elemen kawalan grafik yang membolehkan pengguna memilih pilihan daripada senarai pilihan yang telah ditetapkan. Ini akan menjadikan kemasukan data lebih mudah, lebih pantas dan mengurangkan ketidaktepatan dan kesilapan menaip.
Sebagai contoh, pengguna boleh memilih dengan mudah status kerja sebagai SELESAI daripada menu lungsur. Tetapi jika anda memberi mereka pilihan untuk memasukkannya secara manual, mereka mungkin menaip keseluruhan perkataan SELESAI atau MENUNDA atau BERLANGSUNG, atau GAGAL. Ia akan mengambil banyak masa untuk menaip status bagi setiap kerja, tetapi jika ia adalah senarai juntai bawah, ia akan mempercepatkan proses kemasukan data.
Dalam siaran ini, kami akan menunjukkan kepada anda cara yang cepat dan mudah untuk membuat senarai lungsur menggunakan data daripada sel, atau dengan memasukkan data secara manual, atau dengan menggunakan formula dalam Excel.
Mencipta Senarai Drop-Down menggunakan Data daripada Sel
Sebagai contoh, anda boleh membuat menu lungsur untuk menjejaki status setiap perjalanan yang anda rancang untuk lakukan (seperti ditunjukkan dalam imej di bawah).
Mula-mula, taip item yang anda mahu muncul dalam lungsur turun dalam tatasusunan sel. Anda boleh melakukan ini pada helaian yang akan mengandungi senarai lungsur turun, atau pada helaian lain.
Dalam contoh ini, kami menaip senarai item untuk senarai juntai bawah dalam Helaian 2.
Kembali ke Helaian 1 dan kemudian pilih sel B2 (ini ialah sel tempat anda akan menyediakan lungsur turun anda).
Seterusnya, pergi ke tab 'Data' dan klik ikon 'Pengesahan Data', dan pilih 'Pengesahan Data' daripada menu lungsur.
Dalam kotak dialog ‘Pengesahan Data’, pilih ‘Senarai’ daripada menu lungsur turun ‘Benarkan:’ dan klik ‘OK”.
Klik dalam kotak 'Sumber' dan anda boleh memilih senarai item yang anda ingin tambah sebagai pilihan yang akan muncul dalam senarai.
Sekarang, pilih senarai item (A1:A5) daripada Helaian 2.
Dan lokasi di mana nilai untuk menu lungsur akan ditambahkan secara automatik pada kotak Sumber. Sekarang, klik 'OK'. Jika anda menyahtanda pilihan 'Abaikan hitam', Excel akan memaksa pengguna memilih nilai daripada senarai.
Kini anda telah membuat senarai juntai bawah dalam sel B2 lajur Status.
Untuk menyalin senarai juntai bawah ke semua 5 baris, hanya klik pada petak hijau kecil di sebelah kiri bawah kotak lungsur dan seret ke bawah ke atas sel B6.
Sekarang, senarai juntai bawah disalin dari sel B2 ke B6.
Mencipta Senarai Jatuh Bawah dengan Memasukkan Data Secara Manual
Sebagai alternatif, anda boleh menambah item terus ke menu lungsur dengan memasukkannya secara manual dalam medan 'Sumber' pada tetingkap dialog Pengesahan Data.
Dalam contoh ini, anda menambah senarai juntai bawah untuk musim anda melawat bandar. Jadi, pilih sel C2 untuk membuat senarai juntai bawah.
Buka kotak dialog ‘Data Validation’ daripada tab ‘Data’.
Pilih 'Senarai' daripada kriteria Pengesahan dan taip senarai anda dalam kotak 'Sumber'. Semua item hendaklah dimasukkan tanpa ruang, dipisahkan dengan koma di antara setiap item.
Di sini, masukkan 'Spring, Summer, Fall, Winter' dalam medan sumber dan klik 'OK'.
Sekarang, semua item (pilihan) yang dimasukkan dalam medan Sumber akan muncul dalam baris yang berbeza dalam senarai juntai bawah. Kemudian, anda boleh menyeret dan menyalin senarai ke baris yang lain seperti yang anda lakukan dalam kaedah sebelumnya.
Mencipta Senarai Turun Menggunakan Formula
Satu lagi cara anda boleh membuat senarai juntai bawah adalah dengan menggunakan formula OFFSET dalam medan sumber.
Dalam contoh ini, kami sedang mencipta senarai lungsur dalam lajur Tahun. Pilih sel D1 dan pergi ke Data -> Alat Data -> Pengesahan Data.
Dalam tetingkap Pengesahan Data, masukkan medan sumber formula ini dan bukannya rujukan sel atau item yang dimasukkan secara manual:
=OFFSET(rujukan, baris, kol, [tinggi], [lebar])Sekarang masukkan senarai item untuk senarai juntai bawah (Tahun) dalam Helaian 2.
Dalam formula, tentukan rujukan sel sebagai B1 (titik permulaan senarai), tentukan baris dan lajur sebagai 0 untuk mengelakkan mengimbangi rujukan dan tentukan sebagai Tinggi sebagai 5 untuk item dalam senarai.
=OFFSET(Helaian2!$B$1,0,0,5)Sekarang, jika anda memasukkan formula ini dalam medan sumber, ia mengembalikan tatasusunan yang mempunyai senarai tahun (B1:B5).
Ini akan mencipta senarai juntai bawah yang menunjukkan semua tahun dalam julat sel B1:B5 Helaian 2.
Mengalih keluar Senarai Drop-down
Anda juga boleh mengalih keluar senarai juntai bawah dalam Excel. Untuk mengalih keluar senarai juntai bawah, pilih sel dengan senarai juntai bawah. Kemudian pergi ke Data -> Alat Data -> Pengesahan Data.
Klik butang 'Kosongkan Semua' di sudut kiri bawah kotak dialog 'Pengesahan Data' dan klik 'OK'. Ini akan mengalih keluar senarai juntai bawah pada sel yang dipilih.
Jika anda ingin mengalih keluar semua senarai juntai bawah dalam lembaran kerja, tandai 'Gunakan perubahan ini pada semua sel lain dengan tetapan yang sama' sebelum anda mengklik pada butang 'Kosongkan Semua'. Kemudian, klik 'OK' untuk memohon.
Kini, anda boleh membuat dan mengalih keluar senarai juntai bawah dengan mengikuti panduan langkah demi langkah ini.