Jemput hadirin ke mesyuarat Microsoft Teams anda yang dijadualkan dan jejaki respons mereka.
Pertemuan maya boleh meletihkan. Semua orang tahu itu. Jadi sebagai hos mesyuarat, adalah menjadi tanggungjawab anda untuk melicinkan proses itu seberapa banyak yang anda boleh. Sebahagian besar daripada itu disebabkan oleh tidak mengadakan mesyuarat dadakan sepanjang masa.
Setiap orang mempunyai banyak perkara pada kalendar mereka. Dan mendapatkan maklumat lebih awal bukan sahaja bertimbang rasa tetapi juga profesional. Nasib baik, adalah sangat mudah untuk menjemput orang ke mesyuarat Microsoft Teams. Apabila anda menjadualkan mesyuarat dalam Microsoft Teams, anda boleh menjemput orang ke mesyuarat dengan segera.
Nota: Untuk akaun Microsoft Teams Percuma dan Peribadi, tiada pilihan untuk menambah peserta semasa menjadualkan mesyuarat. Anda perlu menghantar pautan mesyuarat secara manual. Pilihan untuk menghantar jemputan mesyuarat hanya tersedia untuk akaun Microsoft 365.
Pergi ke tab 'Kalendar' dari panel navigasi di sebelah kiri.
Klik butang ‘Mesyuarat Baharu’ di penjuru kanan sebelah atas skrin. Tetingkap penjadualan akan dibuka.
Beri tajuk mesyuarat dan pilih masa dan tarikh untuk acara tersebut. Kemudian, pergi ke 'Tambah peserta yang diperlukan' untuk menambah orang yang anda ingin jemput ke mesyuarat. Anda boleh menjemput pengguna dari dalam dan luar organisasi anda.
Untuk menjemput pengguna daripada organisasi anda, taipkan nama mereka. Pasukan akan memberikan cadangan daripada ahli dalam organisasi anda. Klik nama mereka untuk menambahkannya.
Untuk menjemput pengguna dari luar organisasi anda, anda perlu memasukkan alamat e-mel lengkap orang itu. Tekan kekunci enter selepas memasukkan alamat e-mel mereka atau klik cadangan 'Jemput' untuk menambah mereka sebagai peserta ke mesyuarat.
Untuk pengguna yang kehadirannya tidak diperlukan, klik butang 'Pilihan' di hujung kotak teks.
Satu bidang baru akan berkembang. Masukkan peserta pilihan di sini sama seperti yang anda lakukan dengan peserta yang diperlukan. Untuk ahli organisasi, masukkan nama mereka dan kemudian pilihnya daripada cadangan Pasukan. Untuk ahli di luar organisasi anda, masukkan alamat e-mel yang lengkap.
Pasukan juga mempunyai pembantu penjadualan yang membolehkan anda membandingkan kalendar anda dengan kalendar peserta lain (untuk siapa ia tersedia, bagaimanapun) untuk mencari masa yang sesuai dengan semua orang. Pergi ke tab 'Pembantu Penjadualan' untuk mendapatkan bantuan daripada Pasukan untuk mencari masa yang sesuai.
Selepas memasukkan semua butiran dalam tetingkap penjadual mesyuarat, klik butang 'Hantar'.
Jemputan akan dihantar kepada semua peserta mesyuarat (diperlukan dan juga pilihan) sama ada ke peti mel Outlook mereka (untuk orang dalam organisasi) atau alamat e-mel mereka (untuk orang luar). Pengguna boleh RSVP ke mesyuarat dan menambahkannya pada kalendar mereka menggunakan jemputan yang anda hantar.
Anda boleh melihat RSVP mereka dalam butiran mesyuarat. Untuk melihat butiran mesyuarat, klik dua kali mesyuarat daripada kalendar. Panel untuk 'Penjejakan' berada di sebelah kanan yang menunjukkan status RSVP semua orang.
Anda juga boleh menjemput lebih ramai orang ke mesyuarat selepas menjadualkan mesyuarat pada mulanya. Buka butiran mesyuarat daripada kalendar dengan mengklik dua kali padanya atau memilih 'Edit' daripada menu tindanan.
Kemudian, tambahkan nama atau alamat e-mel peserta dalam bahagian 'Diperlukan' atau 'Pilihan' dan klik butang 'Hantar Kemas Kini'. Pengguna yang telah ditambahkan juga akan mendapat jemputan semula.
Anda juga boleh membatalkan mesyuarat dan semua orang akan mendapat e-mel dengan kemas kini mesyuarat itu dibatalkan.
Buka butiran mesyuarat dan klik butang 'Batalkan Mesyuarat' di penjuru kiri sebelah atas bar alat butiran mesyuarat.
Kotak dialog akan muncul. Anda boleh menambah nota pembatalan jika anda mempunyai mesej untuk disampaikan kepada peserta. Jika tidak, hanya klik butang 'Batalkan mesyuarat'.
Dan begitulah. Ia adalah satu kek untuk menghantar jemputan ke mesyuarat Microsoft Teams. Apa yang anda perlu lakukan ialah menambah pengguna yang anda ingin jemput ke penjadual mesyuarat. Microsoft juga menjadikannya sangat mudah untuk menjejaki status jemputan anda atau membatalkan mesyuarat sama sekali.