Helaian panduan yang anda perlukan untuk bermula di Google Workspace
Google ialah sebahagian daripada kehidupan hampir semua orang pada ketika ini, satu cara atau yang lain. Dan walaupun Google menikmati populariti yang paling popular dalam kehidupan duniawi, kehadirannya dalam ekosistem perniagaan tidak dapat dinafikan.
Tetapi peristiwa baru-baru ini telah mengubah cara perniagaan berfungsi. Dan transformasi ini juga telah menemui jalannya ke set perkhidmatan produktiviti Google. Google Workspace ialah hasil akhir metamorfosis ini yang bermula tahun lepas apabila seluruh dunia melihat perubahan yang tidak pernah berlaku sebelum ini dalam cara kita bekerja. Mari kita lihat dengan tepat apakah perkhidmatan ini dan apa yang ditawarkannya.
Apakah Google Workspace?
Jika anda tidak mengetahui tentang Google Workspace, mungkin anda sudah biasa dengan G Suite – nama bekas untuk Google Workspace. Menyelam lebih mendalam ke masa lalu juga akan mengingatkan anda tentang Google Apps untuk Domain, titik permulaan untuk perjalanan ini. Tetapi semua pertukaran nama ini juga telah menimbulkan kekeliruan.
Ringkasnya, Google Workspace ialah bentuk G Suite yang lebih berkembang yang mana ia sendiri merupakan evolusi Google Apps untuk Domain. Fikirkan ia sebagai proses evolusi untuk Pokemon!
Dalam nada yang sama, Google Workspace menawarkan pengalaman yang lebih kaya dengan lebih banyak ciri daripada lelaran sebelumnya. Apl kini mempunyai integrasi yang lebih mendalam antara satu sama lain dan bukannya pengalaman tersendiri.
Sebelum ini, semua perkhidmatan Google perlu diakses secara berasingan kerana itulah cara mereka direka bentuk. Dengan Google Workspace, anda mendapat semua yang anda perlukan di satu tempat – Gmail, Chat, Kalendar, Drive, Meet, Dokumen, Helaian, Tugasan, dll. – anda faham maksudnya. Penyepaduan yang lebih mendalam ini membolehkan perniagaan bekerjasama dengan lebih cekap, bukannya melompat antara apl sepanjang masa.
Adakah Google Workspace Percuma?
Walaupun perkhidmatan individu yang Google tawarkan seperti Gmail, Meet, Chat, Drive, dll., tersedia secara percuma kepada pengguna yang mempunyai akaun Google peribadi, Google Workspace secara keseluruhan ialah perkhidmatan berbayar. Itu termasuk penyelesaian perniagaan yang lengkap iaitu Google Workspace.
Google Workspace for Everyone boleh digunakan secara percuma, tetapi kami akan melakukannya sebentar lagi. Google Workspace, pada dasarnya, hanya tersedia kepada pelanggan berbayar atau institut pendidikan dan Badan Bukan Untung secara percuma.
Terdapat ciri yang pengguna dapat akses hanya sebagai sebahagian daripada Google Workspace, seperti penyepaduan Meet yang lebih mendalam yang membolehkan Gambar dalam Gambar mesyuarat dalam Sembang, Dokumen, Slaid dan Helaian. Ciri ini membolehkan seseorang untuk bekerjasama dan mempersembahkan dengan lebih berkesan.
Apakah Google Workspace untuk Semua Orang?
Google baru-baru ini mengumumkan bahawa ia telah menjadikan Google Workspace tersedia untuk semua orang. Dan ini bermakna orang yang mempunyai akaun Google percuma juga. Tetapi apakah maksudnya sebenarnya? Versi percuma Google Workspace sebenarnya tidak melibatkan banyak perubahan sekarang.
Ia pada asasnya melibatkan penjenamaan semula yang lengkap dan penyepaduan yang lebih mendalam bagi apl Google seperti Google Workspace untuk perniagaan. Google telah perlahan-lahan melancarkan perubahan ini sejak Oktober lalu dan kemungkinan besar anda mungkin sudah menggunakannya. Satu-satunya perbezaan ialah ia kini tersedia secara rasmi untuk semua orang, dan bukan dalam akses awal.
Untuk mendayakan pengalaman Google Workspace ini untuk akaun Google anda, anda perlu mengaktifkan Google Chat. Sebaik sahaja anda mengaktifkan Google Chat, ia akan menggantikan Google Hangouts dan Chat dan Bilik akan disepadukan ke dalam Gmail.
Bilik membolehkan anda mempunyai ruang untuk kerjasama di mana anda boleh berkomunikasi, berkongsi idea dan menjejaki maklumat penting.
Lewat tahun ini, Google akan mengubah Bilik menjadi Spaces dengan antara muka pengguna yang lebih diperkemas. Spaces akan tersedia untuk semua orang, akaun Google Workspace berbayar dan percuma. Spaces juga akan menawarkan ciri seperti benang topik dalam-lin, penunjuk kehadiran, status tersuai, reaksi ekspresif, bersama-sama dengan antara muka baharu.
Setelah Spaces tiba, antara muka untuk Gmail juga akan berubah. Menu navigasi kiri akan menjadi lebih seperti bar alat bawah daripada apl Android dan iOS. Bar sisi akan menjadi lebih padat dan boleh dilipat.
Menggunakan Google Workspace, pengguna akan dapat menyimpan maklumat penting di satu tempat, merancang perjalanan keluarga seterusnya, menyimpan foto dan video mereka di satu tempat, menjejaki belanjawan keluarga dengan Helaian Google.
Tetapi itu sahaja yang Google Workspace bawa ke meja untuk akaun Google Workspace percuma buat masa ini. Nah, itu dan skema warna baharu yang merupakan sebahagian daripada penjenamaan semula. Tetapi, nampaknya, Google juga merancang untuk membawa lebih banyak perubahan dan peningkatan pada Workspace sepanjang tahun dalam bentuk Kanvas Pintar.
Kanvas Pintar: Ruang Kerja Hala Tuju Masa Depan Dituju
Google serius untuk menjadikan Workspace sebagai tempat kerjasama berkembang maju. Lewat tahun ini, Google akan memperkenalkan banyak perubahan pada Google Workspace dalam bentuk Kanvas Pintar yang akan mengembangkan kerjasama merentas apl Google.
Kanvas Pintar akan mempertingkatkan apl seperti Dokumen Google, Helaian dan Slaid. Sudah tersedia, apabila anda menggunakan @-sebutan dalam Dokumen Google, cip pintar muncul yang menunjukkan maklumat tambahan seperti orang yang disyorkan, fail dan mesyuarat yang boleh anda masukkan dalam dokumen.
Kolaborator lain dalam dokumen itu kemudiannya boleh meluncur cepat mesyuarat dan orang, atau pratonton dokumen tanpa perlu menukar tab. Cip pintar juga akan datang ke Helaian dalam beberapa bulan akan datang.
Dalam beberapa bulan akan datang, cip pintar ini akan menjadi sebahagian daripada blok binaan interaktif. Blok binaan interaktif baharu akan mengandungi cip pintar, templat dan senarai semak.
Anda juga boleh menetapkan item tindakan senarai semak kepada orang lain daripada Google Docs. Item tindakan ini juga akan dipaparkan dalam Tugasan Google secara automatik, menjadikannya lebih mudah untuk mengurus senarai Tugasan anda.
Satu lagi perubahan yang datang sebagai sebahagian daripada Kanvas Pintar ialah templat jadual dalam Dokumen. Beberapa jenis templat akan termasuk jadual 'pengundian topik' untuk mengumpulkan maklum balas pasukan dan jadual 'penjejak projek' untuk menangkap peristiwa penting dan status.
Helaian juga akan mendapat beberapa peningkatan besar. Bersama-sama dengan cip Pintar, Google turut memperkenalkan paparan baharu dalam Helaian. Paparan Garis Masa, salah satu paparan yang merupakan sebahagian daripada peningkatan ini, akan menyusun semula helaian dalam paparan yang akan memudahkan untuk menjejaki tugas.
Untuk memudahkan kerjasama, butang 'Google Meet' turut ditambahkan pada Dokumen, Helaian dan Slaid. Sudah tersedia, anda boleh menggunakan butang ini untuk membentangkan dokumen yang sedang anda kerjakan terus dalam Google Meet tanpa perlu pergi ke Google Meet untuk memulakan mesyuarat. Sebarang mesyuarat pada kalendar anda akan dipaparkan secara automatik.
Boleh dikatakan bahawa sepanjang tahun ini, Google Workspace akan menjadi pengalaman yang lebih baik dengan kerjasama di pusatnya. Dan ia akan tersedia kepada semua pengguna Google Workspace, percuma dan berbayar.
Jenis Pelan (Edisi) untuk Google Workspace
Google Workspace ialah perkhidmatan untuk pemilik perniagaan dan ia mempunyai edisi yang berbeza (rancangan bulanan) untuk jenis perniagaan yang berbeza. Tetapi apabila Google Workspace mula-mula muncul, ia hanya masuk akal untuk perniagaan besar dan perniagaan kecil yang mempunyai sekurang-kurangnya sedikit pekerja, sama seperti G Suite, kerana itu adalah rancangan yang ditawarkannya.
Tetapi kini, Google Workspace juga sesuai untuk pemilik perniagaan kecil yang pada asasnya adalah pasukan satu orang. Dalam usaha untuk menjadikan Google Workspace tempat untuk semua orang, Google kini turut melancarkan 'Individu Google Workspace'.
Google Workspace Individual adalah untuk pemilik perniagaan individu yang menukar minat mereka kepada idea perniagaan. Tetapi apabila anda adalah perniagaan kecil, keperluan anda daripada alat Produktiviti dan Kerjasama adalah berbeza daripada keperluan pemilik perniagaan besar. Google Workspace Individual sentiasa mengingati perkara itu dan direka khusus mengikut keperluan tersebut.
Google Workspace Individual menawarkan ciri premium yang diperlukan oleh perniagaan sambil mengelakkan kerumitan yang tidak diperlukan oleh operasi satu orang. Ia menawarkan mesyuarat tanpa had, rakaman panggilan, pembatalan hingar, tinjauan pendapat dan Soal Jawab dalam Google Meet, kalendar profesional yang memudahkan janji temu, pengalaman Gmail tersuai dengan senarai e-mel, logo jenama dan banyak lagi.
Nota: Google workspace Individual pada masa ini hanya tersedia di Amerika Syarikat, Kanada, Mexico, Brazil, Jepun dan akan datang ke Australia tidak lama lagi.
Berikut ialah senarai semua rancangan atau edisi yang ditawarkan oleh Google Workspace.
- Permulaan Perniagaan – $6 USD/pengguna/bulan
- Standard Perniagaan – $12 USD/pengguna/bulan
- Business Plus – $18 USD/pengguna/bulan
- Perusahaan – Harga tersuai yang anda boleh dapatkan dengan menghubungi Pasukan Jualan untuk Google. Ia adalah edisi yang paling mahal tetapi juga yang menawarkan paling banyak ciri.
- Google Workspace Individual – $9.99 sebulan ($7.99 sebulan hingga Januari 2022 sebagai sebahagian daripada promosi)
- Google Workspace for Education – Percuma untuk ciri-ciri Asas. Ciri premium boleh dibeli di bawah pelan berbayar yang termasuk langganan Standard Pendidikan, Peningkatan Pengajaran dan Pembelajaran dan Education Plus.
- Google Workspace untuk Organisasi Bukan Untung – Google menawarkan ciri pelan Business Starter kepada Organisasi Bukan Untung secara percuma dan Buisness Standard $3/pengguna/bulan dan pelan Business Plus untuk $5.04/pengguna/bulan. Editin perusahaan juga ditawarkan pada diskaun 70% daripada harga standard.
Mengapa Google Workspace?
Soalan paling penting ialah apakah yang ditawarkan oleh Google Workspace. Mengapa ia sesuai untuk anda? Salah satu aspek Google Workspace yang paling penting ialah akaun Workspace dibuat oleh pentadbir organisasi, berbanding akaun Google asas yang dibuat oleh individu.
Ini pada asasnya bermakna lebih banyak kawalan. Pentadbir mempunyai lebih kawalan ke atas lalai untuk akaun Workspace serta akses apl dan tetapan keselamatan. Dan semua itu berlaku di awan. Pasukan IT tidak perlu mengkonfigurasi peranti secara individu atau fizikal untuk pekerja atau pelajar anda. Anda juga boleh mempunyai dasar yang berasingan untuk orang atau kumpulan orang.
Jadi, ini membolehkan anda mengawal apl dan tetapan yang anda ingin benarkan untuk pekerja atau pelajar anda yang anda tidak boleh miliki dengan akaun peribadi.
Google Workspace juga mempunyai banyak ciri tambahan yang anda tidak dapat akses dengan akaun asas yang percuma. Perlu diingat bahawa tahap ciri yang ditawarkan oleh Ruang Kerja berbeza mengikut edisi atau jenis pelan, walaupun.
Apl Asas dalam Google Workspace
Kebanyakan edisi Google Workspace menawarkan apl ini sebagai sebahagian daripada pengalaman teras mereka dengan ciri yang dipertingkatkan.
- Gmail: E-mel perniagaan tersuai untuk perniagaan anda dengan perlindungan spam dan pancingan data serta pengalaman mel tanpa iklan
- Bertemu: Sehingga 250 peserta mesyuarat bergantung pada edisi anda. Anda juga mendapat ciri tambahan seperti papan putih digital, rakaman mesyuarat, pembatalan hingar, tinjauan pendapat dan Soal Jawab, bilik pecahan, penjejakan kehadiran, kawalan penyederhanaan, angkat tangan, penstriman langsung dalam domain (tertakluk kepada edisi Ruang Kerja).
- Sembang dan Bilik (Tidak lama lagi menjadi Spaces): Selain daripada ciri asas Google Chat dan Bilik yang membolehkan anda bekerjasama dengan lancar, Google Workspace membenarkan lebih banyak ciri yang dipertingkatkan. Ini termasuk bilik sembang lanjutan dengan bilik berulir dan akses tetamu. Akses tetamu membolehkan anda berhubung dengan pelanggan dan rakan kongsi yang bukan sebahagian daripada organisasi anda. Anda boleh bekerjasama dengan mereka pada fail dan dokumen daripada sembang. Dan dengan tahap akses dan keterlihatan yang sama, kerja anda tidak terjejas.
- Kalendar: Jadualkan janji temu, kongsi kalendar dan semak imbas serta tempah bilik persidangan dengan Workspace.
- memandu: Storan awan lanjutan (dari 30 GB kepada tanpa had), Drive untuk desktop, pemacu kongsi untuk pasukan anda, perkongsian khalayak sasaran dan sokongan untuk lebih 100 jenis fail.
- Dokumen, cadar: Cipta dokumen kolaboratif, Bantuan menulis dengan karang pintar, autopembetulan ejaan dan cadangan tatabahasa, Saling kendali dengan Microsoft Office dan penjenamaan tersuai untuk dokumen.
- Slaid: Bekerjasama dalam pembentangan
- Borang: Pembinaan tinjauan yang merangkumi analisis yang lebih mudah dengan pengisian pintar, pembersihan pintar dan Jawapan, borang templat jenama tersuai
- Simpan: Tangkap idea dengan nota kolaboratif
- Tapak: Bekerjasama semasa membina tapak
- Arus: Rangkaian Sosial untuk organisasi anda di mana pekerja boleh berkomunikasi dan berinteraksi antara satu sama lain
Apl Tambahan dalam Google Workspace
Bergantung pada Edisi Google Workspace anda atau pembelian tambahan, Google Workspace turut menawarkan apl ini kepada pelanggan.
- Domain: Pendaftaran domain dengan pendaftaran dan konfigurasi Google Workspace bersepadu
- Carian Awan: Carian pintar merentas Google Workspace anda (data pihak pertama & ketiga)
- Kumpulan dan Kumpulan untuk Perniagaan: Senarai e-mel dan pengurusan akses
- Bilik kebal: Pengekalan data, arkib dan eDiscovery
- Jamboard: Papan putih digital kolaboratif yang boleh anda gunakan dalam mesyuarat
- Suara: Panggilan Suara Pintar dengan sistem telefon maya yang berfungsi pada semua peranti dan web
- Skrip Apl: Tingkatkan kuasa Google Apps seperti Kalendar, Dokumen, Drive, Gmail, Helaian dan Slaid dengan Skrip Apps. Anda boleh menerbitkan skrip ke seluruh dunia atau merahsiakannya untuk domain anda.
- AppSheet: Bina apl tanpa kod
- Bilik Darjah: Ruang pembelajaran berstruktur untuk guru dan pelajar
- Alat tambah: Mengintegrasikan aplikasi pihak ketiga dan alat tambah Apps Skrip
Google Workspace juga menawarkan perkakasan untuk Google Meet, panggilan Suara dan Jamboard. Perkakasan membenarkan organisasi yang memilih model hibrid sekarang - di pejabat dan pendekatan bekerja dari rumah - untuk bekerja dengan berkesan.
Google juga tidak lama lagi akan melancarkan mod Companion dalam Google Meet untuk memupuk ekuiti kerjasama di tempat kerja hibrid. Ia adalah untuk organisasi di mana beberapa orang berada di dalam bilik persidangan semasa berhubung dengan orang lain dari jauh.
Mod pendamping memberi mereka yang berada di dalam bilik persidangan jubin video mereka sendiri dan akses kepada ciri lain Google Meet seperti mengangkat tangan, mengundi, dsb. pada skrin mereka sambil mereka memanfaatkan audio dalam bilik yang terbaik dan keupayaan persidangan video lain yang Meet Hardware tawaran.
Cara Menggunakan Google Workspace
Pengalaman Google Workspace adalah berbeza untuk pengguna berbayar (terutamanya pentadbir) dan pengguna percuma dan oleh itu, pembelajaran untuk menggunakannya adalah dua lengkung yang sama sekali berbeza. Bagi pengguna akhir Workspace, penggunaan apl dalam Google Workspace adalah sangat serupa, kecuali untuk ciri eksklusif.
Untuk mengakses apl yang tersedia untuk akaun Google Worskapce anda, pergi ke ikon menu ‘Google Apps’ daripada mana-mana perkhidmatan Google. Menu akan menyenaraikan semua aplikasi yang tersedia untuk kegunaan anda.
Berikut adalah petua. Sama ada anda pengguna Google Workspace percuma atau berbayar, Google menawarkan pintasan '.baharu' pantas yang boleh anda masukkan terus dalam bar alamat penyemak imbas anda dan ia akan mencipta item baharu apl itu.
- cal.new – Buat acara Kalendar baharu
- doc.new – Buat dokumen Google
- meet.new – Mulakan mesyuarat baharu di Google Meet
- sheet.new – Buat Helaian Google baharu
- slaid.baru – Buat slaid baharu
- form.new – Buat borang baharu
- keep.new atau note.new – Mulakan nota baharu
- site.new – Buat tapak baharu
- jam.new – Mulakan papan putih baharu
Menggunakan Google Workspace sebagai Pengguna Berbayar
Untuk bermula dengan Google Workspace, pergi ke workspace.google.com. Klik butang 'Mulakan' atau 'Mulakan Percubaan Percuma', bergantung pada perkara yang anda lihat pada skrin anda. Untuk perniagaan kecil, Business Starter atau Business Standard mungkin cara yang sesuai. Google menawarkan percubaan percuma selama 14 hari supaya anda mempunyai banyak masa untuk memahami dan melihat sama ada Google Workspace sesuai untuk anda. Batalkan percubaan anda sebelum tamat tempoh 14 hari dan anda tidak akan dikenakan bayaran untuk langganan.
Jika anda adalah pasukan satu orang dan tinggal di salah satu negara yang disokong, anda boleh mencuba Google Workspace Individual dengan pergi ke sini.
Nota: Google Workspace Individual tidak menyokong alamat e-mel tersuai.
Memandangkan Google Workspace adalah untuk perniagaan, anda secara automatik menjadi pentadbir untuk organisasi anda apabila anda menyediakannya. Tetapi apabila anda menambah pengguna baharu dalam organisasi anda, anda boleh menjadikan orang lain pentadbir.
Masukkan nama perniagaan anda, bilangan pekerja dan negara anda dan klik 'Seterusnya'.
Kemudian, berikan maklumat hubungan anda dan klik 'Seterusnya'.
Sekarang, anda perlu memilih sama ada anda mempunyai domain atau tidak. Jika anda mempunyai satu, klik pilihan 'Tidak, saya ada satu' dan anda boleh memasukkan domain yang anda sudah miliki dan menggunakannya. Anda perlu mengesahkan bahawa anda memiliki domain ini sebelum anda boleh mula menggunakannya. Jika tidak, anda boleh membelinya menggunakan Google Domains. Klik pilihan 'Ya, saya ada yang boleh saya gunakan'. Jika anda tidak mempunyai domain, anda juga boleh membelinya dari tempat lain dan bukannya Google Domains, tetapi apabila anda membelinya melalui Google, anda tidak perlu melalui proses pengesahan.
Kemudian, anda perlu membuat nama pengguna untuk akaun Google Workspace anda. Ini akan menjadi alamat e-mel perniagaan pertama untuk domain anda. Anda boleh membuat lebih banyak alamat perniagaan untuk pasukan anda nanti setelah anda menyediakan Google Workspace. Cipta kata laluan dan kemudian klik ‘Setuju dan teruskan’.
Google Workspace anda disediakan dengan akaun Google perniagaan. Klik 'Pergi ke Persediaan' dan anda boleh mengurus Google Workspace untuk organisasi anda daripada konsol pentadbir.
Setelah anda mengesahkan domain anda, anda boleh menambahkan pengguna baharu pada organisasi anda dan menyediakan apl seperti Gmail daripada konsol pentadbir. Tetapi jika anda tidak mahu melakukan apa-apa daripada itu dengan segera, anda boleh melangkaunya buat masa ini dan melakukannya daripada Pentadbir Google pada bila-bila masa kemudian.
Mengurus Google Workspace
Sebagai pentadbir, anda boleh mengurus dan mengawal Google Workspace daripada konsol pentadbir. Sama ada anda ingin menambah atau mengalih keluar pengguna, mengurus unit organisasi (lingo Google untuk membuat dasar untuk organisasi anda), membuat dan mengurus kumpulan untuk senarai mel dan menggunakan dasar, mengurus apl yang boleh diakses oleh pengguna dalam domain anda dan daripada peranti dan segala-galanya jika tidak, konsol pentadbir ialah tempat anda akan menemuinya.
Untuk mengakses konsol pentadbir, sama ada pergi ke admin.google.com dan log masuk dengan akaun Google Workspace anda. Atau anda boleh mengaksesnya daripada menu ‘Apps’ daripada mana-mana perkhidmatan Google. Klik ikon 'Google Apps' daripada hampir mana-mana perkhidmatan Google tempat anda log masuk (google.com, gmail.com, dll.)
Kemudian, klik pilihan untuk 'Pentadbir' daripada apl. Pilihan untuk 'Pentadbir' hanya tersedia kepada pengguna Workspace yang merupakan pentadbir untuk organisasi.
Halaman utama konsol pentadbir akan dibuka. Menu navigasi boleh lipat di sebelah kiri membolehkan anda menyemak imbas semua pilihan untuk mengurus Google Workspace untuk organisasi anda dengan cepat.
Menambah Pengguna pada Organisasi anda
Setelah anda menyediakan Google Workspace untuk organisasi anda, langkah paling penting ialah menambahkan pengguna pada organisasi anda. Sama seperti mencipta alamat perniagaan untuk diri sendiri, anda perlu mencipta nama pengguna dan kata laluan untuk pengguna lain yang ingin anda tambahkan dan berkongsi bukti kelayakan dengan mereka. Anda juga perlu memberikan lesen untuk mereka boleh menggunakan perkhidmatan tersebut.
Pergi ke konsol pentadbir anda dan klik pilihan 'Direktori' daripada menu navigasi di sebelah kiri.
Beberapa pilihan akan berkembang di bawahnya. Klik ‘Pengguna’ daripada pilihan yang tersedia.
Kemudian, pilih unit organisasi daripada 'Semua organisasi' yang anda ingin tambahkan pengguna. Klik butang 'Tambah pengguna baharu' untuk menambah pengguna satu demi satu jika anda tidak mempunyai pasukan yang besar.
Masukkan maklumat pengguna: nama pertama dan terakhir mereka, kemudian e-mel utama mereka. Ruang kerja akan mencadangkan nama pengguna untuk e-mel utama yang berbeza daripada semua e-mel sedia ada dalam domain anda; anda boleh menggunakannya atau memasukkannya sendiri.
Jika organisasi anda mempunyai lebih daripada satu domain, anda boleh memilih domain lain. Klik anak panah ke bawah di sebelah tanda @ dan pilih domain daripada menu lungsur.
Kemudian, masukkan e-mel kedua untuk pengguna. E-mel kedua boleh menjadi e-mel peribadi mereka di mana mereka akan menerima butiran akaun. Anda juga boleh memasukkan alamat e-mel anda sendiri untuk menangkap maklumat log masuk dan memajukannya kepada mereka kemudian.
Kemudian, klik anak panah di sebelah 'Urus kata laluan pengguna, unit organisasi dan foto profil. Menetapkan foto profil atau mengedit unit organisasi adalah pilihan.
Tetapi anda perlu menetapkan kata laluan untuk pengguna baharu. Anda boleh menjana kata laluan secara automatik, atau masukkan kata laluan anda sendiri. Untuk meminta pengguna menetapkan kata laluan baharu apabila mereka log masuk, anda perlu mendayakan pilihan tersebut.
Sebaik sahaja anda telah menambah semua maklumat, klik butang 'Tambah Pengguna Baharu.
Dengan syarat nama pengguna tidak bertembung dengan nama pengguna sedia ada, pengguna baharu akan berjaya ditambahkan. Jika tidak, anda akan mendapat gesaan yang meminta anda membetulkan konflik.
Kini, yang tinggal hanyalah berkongsi bukti kelayakan log masuk dengan orang yang dimaksudkan dan mereka boleh mula menggunakan Google Workspace. Jika anda meminta pengguna menukar kata laluan mereka selepas log masuk, mereka mempunyai 48 jam untuk menukar kata laluan. Apabila masa tamat, pautan set semula akan tamat tempoh, dan anda (pentadbir) perlu membuat kata laluan baharu untuk mereka.
Untuk pengguna baharu, ia boleh mengambil masa sehingga 24 jam untuk semua perkhidmatan Google Workspace menjadi aktif. Jika anda cuba mengakses perkhidmatan dalam tempoh ini, anda mungkin mendapat mesej bahawa anda tidak mempunyai akses.
Menambah Pengguna Secara Pukal
Untuk organisasi yang besar, anda juga boleh menambah pengguna secara pukal dan terdapat banyak pilihan untuk berbuat demikian. Bergantung pada jenis organisasi anda, anda boleh memilih yang sesuai untuk anda.
- Tambahkan pengguna daripada fail CSV
- Gunakan API Direktori SDK Pentadbiran jika anda tahu pengaturcaraan
- Segerakkan data daripada pelayan LADP anda, seperti Microsoft Active Directory
- Berpindah daripada HCL Notes ke Google Workspace
- Tambahkan pengguna dengan Akaun Google sedia ada
Sebelum menambahkan pengguna secara pukal pada Google Workspace, anda perlu memastikan anda mempunyai lesen yang mencukupi. Jika tidak, beli lebih banyak jika rancangan anda membenarkannya.
Jadikan Pengguna sebagai Pentadbir
Anda boleh menjadikan pengguna lain dalam organisasi sebagai pentadbir super. Secara lalai, orang yang membuat dan menyediakan Google Workspace untuk organisasi ialah pentadbir super. Pentadbir super mempunyai akses lengkap kepada tugas pengurusan organisasi anda, jadi hanya berikan peranan ini kepada orang yang anda percayai. Untuk tanggungjawab terhad, anda boleh memberikan mereka peranan pentadbir khusus seperti Pentadbir Kumpulan, Pentadbir Pengurusan Pengguna, Pentadbir Meja Bantuan, Pentadbir Perkhidmatan, dsb.
Daripada menu navigasi di sebelah kiri, klik pilihan 'Direktori' dan pilih 'Pengguna' daripada senarai yang dikembangkan. Cari pengguna daripada senarai pengguna dan klik nama mereka.
Halaman akaun mereka akan dibuka. Tatal ke bawah dan klik pilihan untuk 'Peranan dan keistimewaan pentadbir'.
Kemudian, klik pilihan untuk peranan 'Super Admin'.
Ini akan memaparkan togol di sebelah semua peranan pra-bina yang tersedia. Untuk menjadikan mereka pentadbir super, dayakan togol di sebelahnya. Untuk memberikan mereka peranan pentadbir tertentu, dayakan togol di sebelah peranan yang diingini. Anda juga boleh membuat peranan tersuai jika peranan pra-bina tidak sesuai untuk anda.
Dan ta-da! Anda mempunyai orang lain untuk berkongsi tanggungjawab pentadbir dengan anda.
Menggunakan Google Workspace sebagai Pengguna Percuma
Untuk mendayakan pengalaman bersepadu yang ditawarkan oleh Google Workspace untuk akaun percuma, pergi ke akaun Gmail anda dan klik ikon 'Tetapan' di penjuru kanan sebelah atas.
Panel tetapan pantas akan muncul di sebelah kanan. Klik 'Lihat semua tetapan'.
Kemudian, pilih tab ‘Sembang dan Temui’ daripada pilihan tetapan.
Dalam Sembang, pilih 'Sembang Google' dan bukannya 'Hangouts Klasik'.
Sepanduk selamat datang mungkin muncul. Klik ‘OK’ untuk meneruskan.
Kemudian, klik 'Simpan perubahan'.
Gmail akan dimuat semula dan anda kini akan mendapat pengalaman bersepadu baharu dengan Sembang dan Bilik dalam Gmail.
Salah satu tambahan terbaik yang disertakan dengan Google Workspace ialah Bilik (tidak lama lagi akan menjadi Spaces) dalam Google Chat. Bilik adalah hab untuk komunikasi dan kerjasama. Anda boleh bersembang dengan ahli bilik, berkongsi fail, menetapkan tugasan dan melakukan banyak lagi, semuanya di satu tempat dengan Bilik. Jika anda pernah menggunakan Microsoft Teams, Bilik adalah seperti saluran Pasukan.
Anda juga boleh membuka fail dalam Dokumen Google, Helaian dan Slaid terus dalam Bilik dan mengusahakannya di sana. Sebarang fail yang anda muat naik ke Bilik sentiasa boleh diakses dengan mudah daripada tab 'Fail'. Dan anda boleh menjejaki tugas yang perlu dilakukan oleh pasukan dan memberikannya kepada orang dari tab 'Tugas'.
Untuk mengetahui cara menggunakan Bilik dalam Google Chat, pergi ke sini.
Memandangkan cara kerja telah berubah sepenuhnya pada tahun lalu, Google Workspace membawa perubahan yang sangat diperlukan untuk menjadikan kerjasama berjalan lancar, sama ada anda bekerja dari jauh atau tidak. Dan dengan Google Workspace untuk semua orang, anda juga boleh menggunakannya untuk memastikan kehidupan peribadi anda teratur.