Apabila pilihan sembang peribadi menjadi gangguan, sudah tiba masanya untuk menyingkirkannya
Banyak sekolah dan organisasi menggunakan Microsoft Teams untuk kerjasama dan komunikasi, terutamanya sekarang. Ia adalah salah satu aplikasi terbaik di luar sana untuk tujuan ini, dengan banyak ciri untuk memudahkan komunikasi.
Tetapi kadangkala menjadi penting untuk menyekat kemudahan dan tahap komunikasi ini, khususnya komunikasi peribadi. Situasi ini boleh menjadi terlalu biasa, seperti apabila seseorang mula menyalahgunakan ciri, atau ia bertentangan dengan dasar sekolah/syarikat. Sembang peribadi adalah salah satu ciri sedemikian yang boleh menjadi gangguan bagi banyak sekolah dan organisasi. Dan tidak ada pilihan lain selain untuk melumpuhkannya.
Walaupun ia mungkin kelihatan seperti langkah yang melampau, ia menjadi perlu. Nasib baik, Microsoft Teams mempunyai peruntukan untuk mencapai prestasi ini dengan mudah. Dan pelajar/pekerja akan mempunyai komunikasi saluran, jadi anda tidak akan menyekat semua komunikasi sepenuhnya.
Lumpuhkan Sembang Peribadi dalam Microsoft Teams
Anda boleh melumpuhkan sepenuhnya sembang peribadi untuk seluruh organisasi dalam Microsoft Teams, iaitu, tiada pengguna organisasi/sekolah anda akan mempunyai keupayaan untuk mengadakan sembang peribadi dengan mana-mana pengguna lain. Tab 'Sembang' untuk seluruh organisasi akan hilang begitu saja. Ia berguna untuk contoh apabila dasar organisasi anda mengehadkan komunikasi peribadi.
Pilihan lain yang memberikan lebih fleksibiliti ialah melumpuhkan sembang peribadi untuk subset pengguna dan bukan keseluruhan organisasi. Ini adalah pilihan yang lebih praktikal untuk sekolah yang ingin menyekat komunikasi peribadi untuk semua pelajar dan bukan guru, atau hanya pelajar yang lebih muda.
Nota: Hanya orang yang mempunyai akses pentadbir boleh mengubah tetapan ini dan melumpuhkan sembang dalam Microsoft Teams.
Lumpuhkan Sembang Peribadi untuk Seluruh Organisasi
Pergi ke admins.teams.microsoft.com dan log masuk dengan akaun Microsoft anda. Papan pemuka pentadbir akan dibuka. Dari menu navigasi di sebelah kiri, klik pada 'Dasar Pemesejan'.
Untuk mengubah dasar bagi keseluruhan organisasi, klik pada pilihan ‘Global (Org-wide default)’.
Kemudian, cari pilihan untuk 'Sembang' daripada senarai dan matikan togol untuk melumpuhkannya.
Kemudian, klik pada butang 'Simpan' di bahagian bawah untuk menyimpan perubahan pada dasar global.
Polisi boleh mengambil masa dari beberapa minit hingga beberapa jam untuk berkuat kuasa. Dan apabila ia berlaku, tab 'Sembang' akan hilang daripada bar navigasi di sebelah kiri dalam Microsoft Teams untuk semua orang.
Lumpuhkan Sembang Peribadi untuk Sesetengah Pengguna
Untuk melumpuhkan sembang peribadi untuk hanya subset pengguna dalam organisasi, pergi ke admin.teams.microsoft.com dan buka Dasar pemesejan daripada menu navigasi di sebelah kiri.
Dasar pemesejan sedia ada, lalai dan tersuai (jika ada), akan dibuka. Klik pada pilihan 'Tambah' untuk membuat dasar tersuai baharu.
Skrin untuk tetapan dasar akan dibuka. Masukkan nama dan perihalan (pilihan) untuk dasar yang akan memudahkan untuk menjejakinya antara semua dasar tersuai.
Kemudian, pergi ke 'Sembang' dan matikan togol untuk melumpuhkan sembang. Ini akan memastikan selebihnya tetapan sama seperti untuk pengguna lain (jika anda menggunakan tetapan lalai untuk semua orang). Kemudian, klik butang ‘Simpan’.
Selepas membuat dasar, tiba masanya untuk menyerahkannya kepada pengguna yang ingin anda gunakan. Selepas menyimpan dasar, anda akan kembali pada skrin Dasar pemesejan secara automatik. Pergi ke dasar anda yang baru dibuat, dan klik pada pilihan 'semak' di sebelah kirinya untuk memilihnya.
Kemudian, klik pada pilihan 'Urus Pengguna'.
Skrin untuk mengurus pengguna akan muncul di sebelah kanan. Cari dan tambahkan nama pengguna yang anda mahu gunakan dasar itu.
Kemudian, klik pada butang ‘Apply’. Dasar tersuai kini akan digunakan untuk pengguna ini dan mereka tidak akan mempunyai akses kepada tab 'Sembang' peribadi dalam Microsoft Teams lagi.
Lumpuhkan Sembang dalam Mesyuarat pada Microsoft Teams
Kadang-kadang melumpuhkan sembang peribadi tidak mencukupi. Sembang mesyuarat ialah satu lagi tempat yang merupakan contoh klasik ciri yang boleh disalahgunakan dalam Microsoft Teams, terutamanya oleh pelajar. Malah boleh mengakibatkan gangguan kelas. Dan untuk mengawal kekacauan, satu-satunya pilihan yang tinggal ialah menyekat komunikasi dalam mesyuarat juga. Seperti sembang peribadi, untuk melumpuhkan tetapan ini, anda memerlukan akses pentadbir kepada organisasi anda.
Pergi ke admin.teams.microsoft.com dan log masuk dengan akaun pentadbir anda. Kemudian, klik pada 'Mesyuarat' pada bar navigasi di sebelah kiri. Pilihan lanjut yang tersedia untuk mesyuarat akan berkembang di bawah.
Klik pada 'Dasar Mesyuarat' daripada pilihan ini.
Halaman untuk dasar mesyuarat akan dibuka. Pergi ke 'Global (lalai seluruh Org)'.
Kemudian tatal ke bawah ke bahagian untuk 'Peserta & tetamu'. Dan klik pada menu lungsur di sebelah 'Benarkan sembang dalam mesyuarat'. Pilih 'Dilumpuhkan' daripada senarai.
Kemudian, klik pada pilihan 'Simpan' untuk menggunakan perubahan.
Tetapan mengambil sedikit masa (di mana-mana sahaja dari beberapa minit hingga beberapa jam) untuk berkuat kuasa. Jika ia tidak berkuat kuasa walaupun selepas beberapa lama, memulakan semula Microsoft Teams membantu.
Nota: Ini hanya melumpuhkan sembang mesyuarat untuk mesyuarat yang diadakan dengan pilihan 'Bertemu Sekarang', bukan menyalurkan mesyuarat. Selain itu, anda tidak boleh mematikan sembang mesyuarat untuk mesyuarat tertentu sahaja.
Melumpuhkan sembang dalam Microsoft Teams adalah langkah yang melampau, memandangkan banyak kegunaan yang ditawarkannya. Ia boleh sangat membantu untuk komunikasi, terutamanya sembang peribadi dan mesyuarat. Tetapi, apabila penggunaan mula menjadi lebih berat daripada masalah yang ditimbulkannya, tidak ada pilihan lain selain daripada melampau dan melumpuhkan ciri-ciri hebat ini.