Jika anda ingin mencetak label mel daripada senarai alamat yang anda simpan dalam hamparan Excel, anda boleh menggunakan ciri Gabungan Mel Microsoft Word
Microsoft Excel ialah tempat yang sesuai untuk menyimpan maklumat hubungan dan alamat pelanggan. Anda boleh mengatur senarai mel/senarai alamat dengan mudah dalam Excel. Tetapi mencetak label mel, sampul surat, kad ucapan atau apa-apa lagi boleh menjadi kerja keras.
Katakan anda ingin menghantar mel beramai-ramai ke senarai mel yang anda simpan dalam hamparan Excel, cara terbaik anda boleh melakukannya ialah dengan menggunakan ciri gabungan mel Microsoft Word. Dengan mencipta dokumen cantum mel dalam Microsoft Word, dan memautkannya ke lembaran kerja Excel, anda boleh menarik data daripada senarai Excel, ke dalam label boleh cetak untuk mel.
Cara Membuat Label Mel dalam Word daripada Helaian Excel
Dengan ciri Microsoft Word Mail Merge, anda boleh mencipta helaian label mel daripada Helaian Excel yang boleh anda cetak. Jika anda tidak tahu cara mencetak besar-besaran label anda daripada Excel, kemudian baca panduan langkah demi langkah ini.
Sediakan Senarai Mel anda dalam Excel
Untuk membuat dan mencetak label mel, pertama sekali, anda perlu menyediakan lembaran kerja anda dengan betul. Taipkan pengepala lajur dalam sel pertama setiap lajur dan isikan maklumat masing-masing di bawah pengepala lajur tersebut. Memandangkan kami ingin membuat label mel, buat lajur untuk setiap elemen yang anda ingin tambahkan pada label (seperti nama pertama, nama keluarga, alamat, dll.).
Contohnya, jika anda akan membuat label mel daripada helaian Excel, ia mungkin mempunyai maklumat hubungan asas ini (sebagai tajuk lajur):
- Nama pertama
- Nama terakhir
- Alamat Jalan
- Bandar
- negeri
- Poskod
Lihat tangkapan skrin di bawah:
Apabila anda memasukkan data dalam Excel, pecahkan maklumat kepada lajur individu. Sebagai contoh, daripada mencipta lajur nama tunggal, bahagikan nama itu kepada lajur berasingan seperti tajuk, nama pertama, nama tengah, nama keluarga, yang akan memudahkan untuk menggabungkan data dengan dokumen Word.
Apabila anda memasukkan data, pastikan lembaran kerja anda tidak mengandungi sebarang baris atau lajur kosong. Simpan lembaran kerja setelah anda selesai memasukkan data.
Namakan Senarai Mel
Selepas anda membuat set data, beri nama pada data yang dibentangkan dalam lembaran kerja. Untuk melakukan itu,
Pilih senarai alamat dalam helaian Excel, termasuk pengepala. Seterusnya, pergi ke tab 'Formula' dan klik pada 'Define Name' daripada kumpulan Defined Names.
Kotak dialog baharu akan dibuka, masukkan nama dalam kotak ‘Nama’, dan klik ‘OK’. Jika nama mempunyai lebih satu perkataan, tambahkan garis bawah (_) di antara mereka (Tiada Ruang atau Tanda Sempang dibenarkan).
Sahkan Format Fail
Anda perlu menyambungkan dokumen Word ke lembaran kerja Excel yang mengandungi senarai mel untuk mencetak label anda. Jika anda menyambungkan Word ke Excel buat kali pertama, anda perlu mendayakan format penukaran yang membolehkan anda menukar fail antara dua program Microsoft.
Untuk melakukan ini, Pertama, buka program Microsoft Word. Klik pada tab 'Fail' dan pilih 'Pilihan' di bahagian bawah anak tetingkap kiri.
Tetingkap ‘Word Options’ baharu akan dibuka. Dalam itu, klik 'Lanjutan di anak tetingkap kiri dan tatal ke bawah ke bahagian 'Umum'. Semak pilihan 'Sahkan Penukaran Format Fail pada Terbuka' dan klik 'OK'. Ini akan membolehkan anda mengimport data daripada Excel dengan mudah.
Sediakan Dokumen Gabungan Mel dalam Word
Seterusnya, anda perlu menyediakan dokumen label utama dalam MS Word untuk label mel yang anda mahu tambah.
Buka dokumen Word kosong. Pergi ke 'Mailings' dan klik pada ikon 'Start Mail Merge'. Kemudian, pilihan 'Label' dari menu lungsur.
Anda juga boleh memilih pilihan 'Step-by-Step Mail Cantum Wizard' yang akan membimbing anda melalui proses tersebut.
Tetingkap dialog 'Label Options' akan muncul, Di sini, anda boleh memilih pembekal label dan nombor produk anda. Kami memilih pengeluar label 3M sebagai vendor kami kerana itu jenama yang kami gunakan. Tetapi jika anda menggunakan vendor tertentu, mis. Avery, maka anda boleh memilihnya.
Seterusnya, klik pada butang 'Butiran' di sudut kiri bawah tetingkap Pilihan Label dan kotak dialog baharu akan dibuka. Di sini, anda boleh menukar margin, ketinggian, lebar, pic dan saiz label. Klik pada 'OK' selepas membuat perubahan.
Sekarang, halaman Word akan muncul seperti ini:
Sambungkan Lembaran Kerja ke Label Word
Kini, anda telah menyediakan label kosong dalam Microsoft Word untuk menerima maklumat daripada Excel. Seterusnya, anda harus menyambungkan dokumen perkataan ke lembaran kerja yang mengandungi senarai mel/alamat anda untuk memindahkan data ke label anda.
Pergi ke tab 'Mailings' dalam dokumen Word, dan pilih pilihan 'Pilih Penerima'. Dalam menu lungsur, klik pilihan 'Gunakan Senarai Sedia Ada'.
Navigasi ke hamparan Excel dengan senarai mel dalam tetingkap Pilih Sumber Data, pilih fail dan klik 'Buka'.
Jika anda melihat kotak dialog Sahkan Sumber Data, pilih 'Fail Pangkalan Data OLE DB' dan klik butang 'OK'.
Satu lagi tetingkap pop timbul bernama Pilih Jadual akan muncul. Jika anda telah menamakan senarai alamat anda (Customer_Mailing_List), pilih dan klik 'OK'. Jika tidak, pilih lembaran kerja yang mengandungi senarai anda dan klik 'OK'.
Seperti yang anda lihat, dokumen perkataan kini diisi dengan label alamat yang menyatakan '«Rekod Seterusnya»'.
Edit Senarai Penerima untuk Cantuman Mel
Klik pada pilihan 'Edit Senarai Penerima' dalam tab 'Mailings'.
Tetingkap ‘Mail Merge Recipients’ akan muncul menyenaraikan semua penerima daripada senarai alamat anda. Semua akan dipilih secara lalai. Di sini, anda boleh mengisih, menapis, menambah atau mengalih keluar penerima daripada senarai anda.
Kosongkan kotak pilihan di sebelah nama penerima yang anda tidak mahu dalam label anda.
Tambah Medan Gabungan Mel
Sekarang, anda perlu menambah medan cantuman mel pada dokumen sebelum anda boleh menyelesaikan cantuman. Apabila anda menambah medan cantum mel pada label anda, medan tersebut akan menjadi ruang letak untuk pengepala lajur dalam lembaran kerja anda. Setelah penggabungan selesai, ruang letak akan digantikan dengan data daripada senarai mel Excel anda.
Untuk menambah medan gabungan mel, klik pada 'Blok Alamat' daripada kumpulan Tulis & Sisip Medan dalam tab Mel.
Di sini, anda boleh menentukan format yang sesuai untuk nama penerima dipaparkan pada label. Anda melihat pratonton corak alamat yang dipilih di bawah bahagian 'Pratonton'. Klik 'OK' untuk menambah medan.
Jika bahagian blok alamat anda tiada atau tidak sepadan dengan format alamat yang dipilih, ini bermakna tajuk lajur senarai alamat anda dalam Excel berbeza daripada medan gabungan mel Word lalai. Klik pada butang 'Match Fields' untuk memadankan medan yang betul dengan medan yang diperlukan untuk blok alamat.
Dalam tetingkap 'Match Fields', semak sama ada medan yang diperlukan untuk blok alamat sepadan dengan lajur dalam buku kerja anda. Jika tidak, klik butang lungsur di sebelah medan yang diperlukan dan padankannya dengan tajuk lajur pada fail Excel anda. Setelah anda selesai, klik 'OK'.
Sekarang, ‘«AddressBlock»’ akan muncul dalam label pertama dokumen anda.
Seterusnya, anda perlu menyalin format label dan susun atur label pertama (<>) ke seluruh label dalam dokumen perkataan. Untuk melakukan itu, klik pada 'Kemas Kini Label' dalam anak tetingkap Tulis & Masukkan di bawah tab Mel.
Lakukan Cantuman Mel
Sebelum kita menggabungkan dokumen Word dan Fail Excel, mari kita lihat bagaimana label siap akan kelihatan.
Untuk menyemak hasil anda, pilih pilihan 'Pratonton Hasil' daripada bar atas.
Kini, anda boleh melakukan gabungan mel sebenar.
Anda boleh memformatkan label yang dipratonton pada masa ini di tab Laman Utama. Anda juga boleh menukar jenis fon, saiz fon, warna fon, dsb. mengikut keinginan anda. Sebaik sahaja, anda selesai memformatkan label yang dipratonton pada masa ini, klik 'Kemas Kini Label' di bawah tab Mel untuk menggunakan pemformatan pada semua label.
Untuk melakukan penggabungan, pergi ke tab 'Mel', klik pilihan 'Selesai & Gabung' dalam kumpulan Selesai. Pilih pilihan 'Edit Dokumen Individu' daripada menu lungsur.
Tetingkap pop timbul kecil yang dipanggil 'Gabung ke Dokumen Baharu' akan digesa. Dalam itu, pilih 'Semua' di bawah Gabung rekod dan klik 'OK' untuk menyelesaikan.
Kini maklumat daripada senarai alamat anda akan dipindahkan ke label anda dan dokumen baharu akan muncul dengan label mel daripada senarai alamat Excel anda. Anda kini boleh mengedit, memformat, mencetak dan menyimpan dokumen label ini sama seperti dokumen Word yang lain.
Petua Bonus: Tambah Sempadan kepada Label
Sukar untuk memotong label tanpa sempadan. Untuk menambah sempadan, klik ikon tambah (+) di sebelah kiri atas teks.
Sekarang semua label dalam dokumen dipilih, klik ikon 'Sempadan' pada menu terapung dan klik 'Semua Sempadan' daripada pilihan.
Serta-merta, anda akan melihat sempadan antara label yang berbeza.
Apa yang perlu dilakukan sekarang ialah mencetak label anda, memotongnya, menampalnya pada mel dan menghantar mel anda.