Gunakan tetapan status dalam Microsoft Teams untuk memberitahu pasukan anda jika anda tersedia
Microsoft Teams telah menjadi salah satu apl Kerjasama Aliran Kerja yang paling popular. Dan bagi organisasi yang menggunakannya, ia kini menjadi mod komunikasi utama di kalangan ahli pasukan yang memintas e-mel. Dan memang betul. Microsoft Teams mempunyai banyak alatan untuk menjadikan komunikasi dan kerjasama lebih berkesan dan produktif daripada cara tradisional.
Walaupun anda bekerja dari rumah dan tidak berada di ruang fizikal yang sama, terdapat banyak alat untuk mengelakkan kemungkinan salah komunikasi dan mengekalkan produktiviti. Satu alat sedemikian yang anda mungkin terlepas pandang tetapi harus mula memberi perhatian ialah pelbagai tetapan Status yang tersedia dalam Microsoft Teams dan semua cara anda boleh menggunakannya.
Apakah Tetapan Status yang tersedia dalam Microsoft Teams
Terdapat dua jenis tetapan status yang tersedia untuk anda gunakan dalam Pasukan – Status Kehadiran Pengguna dan Status Tersuai.
Apakah itu Status Kehadiran Pengguna
Status Kehadiran Pengguna ialah bahagian profil anda dalam Microsoft Teams (dan juga di seluruh Microsoft 365) yang membolehkan pengguna lain mengetahui keadaan ketersediaan anda. Ia kelihatan sebagai titik kecil dalam warna hijau/merah/kuning/kelabu di sebelah gambar profil anda.
Sekali imbas pada status dan ahli lain dalam pasukan anda akan sedar sama ada anda dalam talian, dalam mesyuarat, bukan untuk diganggu, dsb. Anda mendapat intipatinya. Tegasnya, ini bertujuan untuk memberitahu orang lain tentang keadaan umum ketersediaan anda.
Apakah itu Status Tersuai
Selain daripada status kehadiran pengguna, terdapat juga status Tersuai dalam Microsoft Teams yang boleh anda gunakan untuk memberitahu orang lain tentang keadaan sebenar ketersediaan anda. Apabila status kehadiran Pengguna hanya boleh memberitahu seseorang bahawa anda berada jauh dari meja, status tersuai boleh memberitahu alasan yang tepat di sebalik status ini, seperti memberitahu seseorang anda tiada semasa makan tengah hari dan akan kembali dalam masa sejam.
Ia adalah mesej tersuai kecil yang boleh anda paparkan untuk tempoh masa yang singkat. Pengguna lain boleh melihatnya apabila mereka menuding pada gambar profil anda. Dan ia juga muncul apabila seseorang menghantar mesej kepada anda melalui sembang peribadi atau @menyebut anda jika anda mahu.
Menggunakan Tetapan Status dalam Microsoft Teams
Menetapkan status anda dalam Microsoft Teams untuk menunjukkan ketersediaan anda kepada pengguna lain adalah agak mudah.
Menetapkan Status Kehadiran Anda
Anda mungkin perasan bahawa walaupun anda tidak pernah menukar tetapan status anda sebelum ini, terdapat perubahan secara automatik dalam status Kehadiran anda. Itu kerana Microsoft Teams secara automatik memaparkan status anda bergantung pada keadaan yang berbeza.
Anda juga akan mendapati bahawa pilihan status tertentu tidak tersedia untuk anda tetapkan sebagai status anda, namun anda boleh melihatnya sebagai keadaan kehadiran pengguna lain. Seperti "Dalam mesyuarat", "Membentangkan", "Memfokus", dll. Pilihan ini bukan sahaja "tidak tersedia" untuk anda, ia tidak tersedia untuk sesiapa sahaja untuk menetapkan sendiri. Status ini dikonfigurasikan aplikasi, iaitu, Microsoft Teams menukar status ini. Ia boleh menukarnya kepada "Dalam mesyuarat" apabila anda, baik, dalam mesyuarat, atau "Membentangkan" apabila anda berkongsi skrin dalam mesyuarat, dan sebagainya.
Tetapi pilihan untuk anda adalah terhad. Untuk menetapkan status Kehadiran yang dikonfigurasikan pengguna, klik pada butang profil pada bar Tajuk apl Pasukan.
Menu konteks akan muncul. Pergi ke pilihan Status (status semasa) pada menu.
Submenu akan muncul dengan pilihan status berikut: Tersedia, Sibuk, Jangan Ganggu, Kembali Terus dan Muncul Tiada. Klik pada status yang ingin anda paparkan. Terdapat juga pilihan 'Tetapkan Semula Status' jika anda ingin mengembalikan kehadiran kepada keadaan yang dikonfigurasikan aplikasi.
Apabila anda menetapkan status sendiri, ia mengatasi status yang dikonfigurasikan apl dalam kebanyakan kes kerana keutamaannya adalah tinggi. Contohnya, jika anda menetapkan status sebagai 'Jangan Ganggu', Pasukan tidak akan menukarnya kepada 'Dalam Mesyuarat' atau 'Dalam Panggilan' kerana ia akan melakukannya seperti biasa.
Tidak semua patung yang dikonfigurasikan pengguna adalah bukti mengatasi. Walaupun anda menetapkan status anda kepada 'Tersedia', Pasukan akan mengatasinya kepada 'Tinggal' selepas mengesan ketidakaktifan selama lebih daripada lima minit pada kebanyakan masa.
Selain itu, apabila anda menetapkan sendiri status dalam Microsoft Teams, semua negeri mempunyai tempoh tamat lalai. Jadi, walaupun anda terlupa menukar status anda, anda tidak akan kekal di Jangan Ganggu atau Sibuk selama-lamanya.
| Keadaan Dikonfigurasikan Pengguna | Tamat Tempoh Lalai |
|---|---|
| Sibuk | 1 hari |
| Jangan ganggu | 1 hari |
| Lain-lain | 7 hari |
Menetapkan Status Tersuai
Untuk menetapkan mesej status tersuai, klik pada butang profil, dan kemudian pergi ke 'Tetapkan mesej status' daripada menu.
Kotak karang untuk mesej status akan dibuka. Karang status yang ingin anda paparkan kepada orang lain; panjang maksimum untuk status tersuai ialah 280 aksara. Anda juga boleh @menyebut seseorang dalam status anda.
Selepas mengarang status, semak pilihan 'Tunjukkan apabila orang menghantar mesej kepada saya' jika anda mahu. Apabila pilihan ini didayakan, apabila seseorang menghantar mesej peribadi kepada anda atau @menyebut anda dalam saluran, Pasukan akan memaparkan status anda di atas kotak karang mereka. Jadi, tidak ada peluang di neraka bahawa mereka terlepas status anda dan menyalahkan anda kemudiannya kerana tidak bertindak balas.
Anda juga boleh menetapkan tarikh tamat tempoh untuk status yang apabila selesai, Pasukan akan mengosongkan status anda secara automatik. Secara lalai, ia akan menunjukkan 'Hari ini' sebagai pilihan yang dipilih. Klik padanya untuk mengembangkan menu lungsur. Kemudian, pilih salah satu pilihan daripada 'Tidak Pernah', '1 Jam', '4 Jam', 'Hari ini', 'Minggu Ini'. Anda juga boleh memilih 'Custom' untuk menentukan tarikh dan masa.
Sekarang, ketik 'Selesai' untuk menyimpan status.
Status tersuai anda akan ditetapkan dan kelihatan kepada orang lain bersama-sama dengan keadaan kehadiran anda.
Petua: Terdapat juga status Luar Pejabat yang boleh anda tetapkan dalam Microsoft Teams yang, cerita lucu, sebenarnya tidak boleh ditetapkan daripada Microsoft Teams. Baca cara menetapkan Out of Office dalam Microsoft Teams dalam catatan blog terperinci kami di sini.
Ikuti Status Pengguna Lain dalam Microsoft Teams
Selain daripada menetapkan status anda sendiri untuk memastikan orang lain dimaklumkan, anda juga boleh mengikuti status pengguna lain dalam organisasi anda. Apabila anda mengikuti status seseorang, anda akan menerima pemberitahuan setiap kali mereka muncul Tersedia atau Luar Talian. Anda harus mengakui, mendapatkan pemberitahuan adalah lebih baik daripada perlu mengintai dan menunggu pemberitahuan itu muncul dalam talian apabila anda mempunyai perniagaan penting.
Klik pada butang profil dalam Microsoft Teams dan pergi ke pilihan 'Tetapan' dari menu.
Pergi ke 'Pemberitahuan' daripada menu navigasi di sebelah kiri.
Cari pilihan 'Orang' dan klik pada butang 'Edit' di sebelahnya.
Sekarang, tambahkan orang yang statusnya ingin anda ikuti dan dapatkan pemberitahuan tentangnya.
Anda boleh menghentikan pemberitahuan ini pada bila-bila masa dengan mengklik butang 'Matikan' di sebelah nama orang itu.
Tetapan status dalam Microsoft Teams ialah alat yang tidak ternilai tersedia untuk anda untuk memastikan tiada ruang untuk salah komunikasi. Anda juga boleh menggunakan pelbagai tetapan seperti Jangan ganggu, atau Fokus, dsb. untuk memastikan anda boleh fokus pada tugasan yang sedang dijalankan dan tiada sesiapa boleh mengganggu anda. Anda masih menerima mesej daripada orang, cuma bukan pemberitahuan, jadi anda boleh kekal dalam zon anda.