Pemformatan bersyarat membolehkan anda menyerlahkan data penting dan menggunakan pemformatan khusus pada sel yang memenuhi kriteria tertentu.
Pemformatan bersyarat Excel ialah ciri berkuasa yang membolehkan anda menukar format sel berdasarkan syarat (atau kriteria). Pemformatan bersyarat membantu menyerlahkan, menekankan atau membezakan data yang disimpan dalam hamparan Excel.
Semua peraturan pemformatan bersyarat adalah berdasarkan logik mudah: Jika syarat adalah benar, maka pemformatan khusus akan digunakan; jika syarat adalah palsu, maka pemformatan tidak akan digunakan.
Pemformatan bersyarat membantu anda menyerlahkan data penting dalam set data, menekankan anomali dan menggambarkan data menggunakan bar data, warna dan set ikon. Dalam tutorial ini, kami akan meneroka cara menggunakan pemformatan bersyarat untuk menyerlahkan sel atau julat sel berdasarkan syarat.
Cara Memohon Pemformatan Bersyarat Excel
Sebagai contoh, Anda bertanggungjawab menguruskan senarai inventori yang besar dengan beberapa item dan kuantiti masing-masing dalam stok. Dan jika kuantiti dalam stok item tertentu berada di bawah, katakan 50, adalah penting anda perlu mengetahuinya, supaya anda boleh menyimpannya semula.
Jika senarai inventori itu mempunyai set data dengan ratusan baris, pencarian baris demi baris tidak begitu berkesan untuk melihat sama ada terdapat sebarang nombor dalam lajur itu yang berada di bawah '50'. Di situlah ciri Pemformatan Bersyarat berguna. Dengan beberapa klik dengan tetikus anda, anda boleh menyerlahkan semua nilai dalam lajur yang kurang daripada '50'.
Pemformatan Bersyarat dengan Peraturan Sorotan
Dalam contoh kami, kami mempunyai lembaran kerja yang mengandungi rekod jualan beberapa produk. kami ingin menyerlahkan jumlah yang kurang daripada 500 dalam jualan.
Untuk berbuat demikian, mula-mula pilih julat sel yang anda mahu gunakan peraturan (syarat). Dalam contoh kami, kami ingin menyerlahkan amaun yang kurang daripada 500 dalam lajur 'Amaun', jadi pilih lajur D. Anda boleh menyerlahkan nilai dalam julat sel atau julat sel berbilang, atau malah keseluruhan helaian.
Kemudian pergi ke tab 'Home' dan klik 'Conditional Formatting'. Pilih 'Serlahkan Peraturan Sel' daripada menu lungsur dan memandangkan kami ingin mencari kurang daripada 500 nilai, klik pilihan 'Kurang Daripada'. Excel menawarkan tujuh peraturan sorotan pratetap. Anda boleh menggunakan mana-mana daripadanya untuk menyerlahkan data.
Seterusnya, kotak dialog 'Kurang Daripada' akan muncul. Dalam itu, masukkan '500' dalam kotak 'Format sel yang KURANG DARIPADA' dan pilih pemformatan untuk sorotan dalam menu lungsur di sebelahnya.
Kini, sel yang mengandungi kurang daripada 500 dalam nilainya akan diserlahkan dalam pemformatan yang dipilih.
Mari lihat cara untuk menyerlahkan nilai yang mengandungi rentetan teks tertentu. Dalam contoh berikut, kami ingin menyerlahkan semua pekerja dari New South Wales (NSW).
Untuk berbuat demikian, pergi ke tab Laman Utama -> Pemformatan Bersyarat -> Serlahkan Peraturan Sel -> Teks yang Mengandungi.
Anda boleh menggunakan pilihan lain dalam menu lungsur mendatar 'Serlahkan Peraturan Sel' untuk menyerlahkan Nilai Pendua, Tarikh, Lebih Besar daripada, Sama dengan atau Antara nilai.
Dalam kotak dialog Teks Yang Mengandungi, masukkan 'NSW' dalam kotak dan pilih pemformatan, dan klik 'OK'.
Keputusan:
Pemformatan Bersyarat dengan Peraturan Atas/Bawah
Peraturan Atas/Bawah ialah satu lagi peraturan pemformatan bersyarat pratetap terbina dalam yang berguna yang tersedia dalam Excel. Peraturan ini membolehkan anda memanggil perhatian kepada bahagian atas (n) bilangan item, bahagian atas (n) bilangan peratus, bahagian bawah (n) bilangan item, bahagian bawah (n) bilangan peratus atau nilai sel yang berada di atas. purata atau di bawah purata.
Katakan anda mempunyai rekod markah pelajar dalam hamparan dan anda ingin mengetahui 10 pemain terbaik (kedudukan 10 teratas) daripada senarai itu. Dengan pemformatan bersyarat, anda boleh menyerlahkan 10 markah teratas atau 15 teratas, atau mana-mana (n) bilangan item teratas. Untuk menyerlahkan 10 item Teratas dalam julat sel, mula-mula pilih julat (Jumlah) dalam jadual.
Kemudian, pergi ke 'Pemformatan Bersyarat', kembangkan 'Peraturan Atas/Bawah' dan pilih pilihan '10 item Teratas..'.
Dalam kotak dialog '10 item teratas', tukar bilangan pangkat menggunakan anak panah kecil di medan kiri. Jika anda ingin menyerlahkan 20 kedudukan teratas (jumlah markah) dalam senarai markah anda, kemudian tetapkan nombor itu kepada 20. Lalainya sudah 10, jadi kami menyimpannya. Pilih pemformatan sel dalam medan yang betul dan klik 'OK'
10 markah teratas daripada lajur 'Jumlah' diserlahkan seperti yang ditunjukkan di bawah.
Katakan anda ingin mencari markah di bawah purata dalam lajur 'Peperiksaan 1' dalam helaian markah yang sama. Untuk berbuat demikian, pergi ke tab Laman Utama -> Pemformatan Bersyarat -> Peraturan Atas/Bawah -> Di Bawah Purata.
Anda boleh menyediakan pemformatan bersyarat anda sendiri dan bukannya memilih salah satu syarat yang dipratentukan. Untuk membuat pemformatan anda sendiri, pilih pilihan 'Format Tersuai' dalam tetingkap 'Di Bawah Purata'.
Tetingkap Sel Format baharu akan dibuka, di sini anda boleh menyesuaikan sel pemformatan anda. Kami memilih warna oren untuk menyerlahkan markah di bawah purata. Sekali, anda selesai klik 'OK' dua kali untuk melihat hasilnya.
Keputusan:
Gunakan Bar Data
Bar Data hanyalah bar mendatar dalam sel anda. Saiz bar adalah relatif kepada nilai sel masing-masing kepada nilai sel lain dalam julat yang dipilih. Ini bermakna nilai bar pendek adalah rendah berbanding dengan nilai sel lain dan bar panjang bermakna nilainya tinggi berbanding nilai sel lain.
Mula-mula, pilih julat sel yang anda mahu visualisasikan dengan bar data.
Seterusnya, pergi ke 'Pemformatan Bersyarat' dalam tab 'Rumah', kemudian kembangkan 'Bar Data' dalam menu lungsur dan pilih pilihan bar data anda.
Perbezaan antara format Bar Data dan format lain ialah ia dipaparkan pada semua sel dan bukannya memenuhi syarat tertentu.
Gunakan Skala Warna
Skala warna sangat serupa dengan bar data kerana kedua-duanya mengaitkan nilai sel individu dengan nilai sel lain dalam julat yang dipilih. Walau bagaimanapun, bar data menggambarkan nilai sel mengikut panjang bar, manakala skala warna melakukannya dengan kecerunan warna.
Setiap pilihan skala warna menggunakan dua atau tiga corak kecerunan warna. Satu warna diperuntukkan kepada nilai tertinggi, warna lain diperuntukkan kepada nilai terendah dan semua nilai lain di antaranya mendapat gabungan kedua-dua warna tersebut.
Untuk ini, kami akan menggunakan contoh yang sama yang kami gunakan untuk bar data. Pilih julat sel, pergi ke Laman Utama -> Pemformatan Bersyarat -> Skala Warna. Kemudian, pilih julat warna daripada menu lungsur mendatar Skala Warna.
Apabila kami memilih julat warna pertama, warna merah diperuntukkan kepada nilai terendah, warna hijau diperuntukkan kepada nilai tertinggi, dan semua nilai di antaranya ialah warna diperuntukkan yang merupakan gabungan warna merah dan hijau (seperti ditunjukkan di bawah). Memandangkan kuning dibuat dengan menggabungkan merah dan hijau pada keamatan yang sama, sel dengan nilai purata ditetapkan dengannya.
Gunakan Set Ikon
Set Ikon ialah kaedah lain untuk menggambarkan data di dalam setiap sel dan mengaitkan sel antara satu sama lain.
Pilih sel dan klik Laman Utama -> Pemformatan Bersyarat -> Set Ikon. Anda boleh memilih mana-mana set ikon ini yang lebih sesuai untuk keperluan anda. Untuk contoh kami, kami akan memilih pilihan pertama di bawah Arah.
Anak panah merah, kuning dan hijau yang masing-masing menunjukkan item berharga rendah, sederhana atau tinggi.
Alih keluar pemformatan bersyarat
Untuk mengalih keluar pemformatan bersyarat, kembali ke pilihan 'Pemformatan Bersyarat' dalam tab 'Rumah' dan klik 'Kosongkan Peraturan'. Kemudian, pilih peraturan yang ingin anda kosongkan.
Kami akan memilih 'Kosongkan Peraturan daripada Seluruh Helaian' untuk mengalih keluar semua pemformatan bersyarat daripada lembaran kerja.
Kini, anda telah mempelajari cara menggunakan pemformatan bersyarat untuk memformat sel dengan keadaan pratetap Excel.