Ambil nota automatik dalam mesyuarat dengan menggunakan ciri Transkripsi Langsung dalam Microsoft Teams.
Microsoft Teams dahulunya agak mendahului dalam gerombolan apl Kerjasama Aliran Kerja. Tetapi sejak kebelakangan ini, ia telah menolak sempadannya lebih jauh untuk kekal relevan dalam perubahan zaman. Terima kasih kepada perubahan drastik dalam keseluruhan persamaan yang mengelilingi cara kami bekerja dan persaingan ketat, Microsoft Teams telah secara konsisten membawakan permainan Anya.
Tambahan terkini kepada senjata ciri yang ditawarkan oleh Pasukan ialah Transkripsi Mesyuarat Langsung. Transkripsi langsung tersedia semasa mesyuarat dan anda tidak perlu merakam mesyuarat untuk menjana transkripsi ini.
Transkripsi boleh meningkatkan pengalaman mesyuarat anda. Mereka bukan sahaja menjadikan mesyuarat anda lebih produktif dengan mengautomasikan nota mesyuarat untuk anda. Walaupun tidak perlu mengambil nota secara manual adalah satu kelebihan yang besar. Mereka juga menjadikan mesyuarat lebih inklusif untuk peserta yang pekak atau kurang pendengaran, berada di tempat yang bising, atau mempunyai tahap penguasaan bahasa yang berbeza.
Bagaimanakah Transkripsi Berbeza daripada Kapsyen Langsung?
Microsoft Teams telah mempunyai ciri kapsyen langsung untuk beberapa lama sekarang. Jadi, apakah yang istimewa tentang Transkripsi Mesyuarat? Perbezaan terbesar ialah ketersediaan.
Transkripsi tersedia selepas mesyuarat. Dan anda boleh memuat turun dan berkongsinya dengan sesiapa sahaja. Itulah sebabnya kami memanggilnya "nota mesyuarat automatik". Tetapi Pasukan tidak menyimpan kapsyen.
Selain itu, apabila anda mendayakan kapsyen, ia hanya kelihatan kepada anda tetapi transkripsi kelihatan kepada semua orang, walaupun pengguna boleh memilih untuk menyembunyikannya.
Jika sebab utama anda ingin mendayakan transkripsi adalah untuk menjadikan mesyuarat lebih inklusif dan boleh diakses, anda boleh menggunakan sama ada transkripsi atau kapsyen. Tetapi untuk mempunyai rekod keseluruhan mesyuarat, transkripsi adalah cara yang perlu dilakukan.
Pra-Syarat untuk Menggunakan Transkripsi dalam Pasukan Misrosoft
Terdapat beberapa rentetan yang dilampirkan dengan menggunakan transkripsi dalam Microsoft Teams. Pertama, ia hanya tersedia untuk mesyuarat yang dijadualkan, dan bukan untuk saluran atau mesyuarat 'Bertemu Sekarang'. Jadi, jika agenda anda adalah keterangkuman dan kefahaman yang lebih baik dalam mesyuarat dadakan atau saluran, anda boleh mendapatkan kapsyen langsung.
Selain itu, ciri ini hanya tersedia apabila bahasa pertuturan adalah bahasa Inggeris A.S. Selain itu, ia hanya boleh digunakan daripada apl desktop dan tersedia untuk lesen tertentu sahaja. Ini pada asasnya bermakna bahawa pengguna percuma Microsoft Teams dan jenis lesen yang dikecualikan tidak mempunyai akses kepada ciri tersebut.
Organisasi yang mempunyai lesen berikut mempunyai akses kepada Transkripsi dalam Pasukan: Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365/Microsoft 365 A3, Office 365/Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365/Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium SKU.
Pengguna GCC, GCC-High dan DoD tidak layak menggunakan ciri tersebut.
Transkripsi juga harus didayakan untuk organisasi oleh pentadbir IT. Jika anda tidak menemui pilihan untuk transkripsi, anda perlu menghubungi pentadbir.
Mendayakan Transkripsi untuk Organisasi anda
Jika anda seorang pentadbir IT untuk organisasi anda, pergi ke pusat pentadbir Pasukan.
Pentadbir IT organisasi boleh mendayakan transkripsi untuk semua orang dengan memasukkannya dalam dasar global atau orang terpilih dengan mempunyai dasar yang berbeza untuk pengguna yang berbeza.
Daripada panel navigasi di sebelah kiri, klik pilihan untuk 'Mesyuarat'.
Beberapa pilihan akan berkembang di bawahnya. Pilih 'Dasar mesyuarat' daripada ini.
Untuk mendayakan pilihan untuk keseluruhan organisasi, klik pilihan atau 'Global (lalai seluruh Org)'.
Tatal ke bawah ke bahagian 'Audio & Video'. Kemudian, pastikan pilihan untuk 'Benarkan Transkripsi' dihidupkan.
Untuk mendayakannya secara terpilih, anda mempunyai dua pilihan. Anda boleh sama ada menggunakannya untuk keseluruhan organisasi, kemudian buat dasar tersuai yang pilihan untuk Transkripsi tidak didayakan dan tetapkan dasar itu kepada pengguna yang anda tidak mahu akses ciri tersebut. Atau anda boleh pergi ke arah yang bertentangan, di mana pilihan itu tidak didayakan secara global, tetapi hanya dalam dasar tersuai dan anda boleh menetapkannya kepada pengguna yang anda mahu boleh mengakses ciri tersebut.
Untuk membuat dasar mesyuarat baharu, pergi ke halaman ‘Dasar mesyuarat’ dan klik butang ‘Tambah’.
Berikan nama kepada dasar dan konfigurasikannya mengikut cara yang anda mahukan. Klik butang ‘Simpan’.
Untuk menetapkan dasar kepada pengguna, pilih dan klik butang 'Urus Pengguna'.
Panel akan muncul di sebelah kanan. Cari pengguna yang anda ingin tetapkan dasar dan klik butang 'Guna'.
Anda juga boleh menetapkan dasar kepada mana-mana kumpulan pengguna dalam organisasi anda.
Menggunakan Ciri Transkripsi dalam Mesyuarat
Menggunakan ciri dalam mesyuarat ialah berjalan-jalan di taman. Tetapi ingat bahawa anda hanya boleh menyalin mesyuarat yang dijadualkan. Mulakan atau sertai mesyuarat yang dijadualkan daripada acara kalendar anda.
Penganjur mesyuarat dan orang daripada penyewa yang sama boleh memulakan transkripsi. Tetamu, orang daripada penyewa lain dan pengguna tanpa nama (orang yang tidak mahu dikenal pasti dalam transkripsi) tidak boleh memulakan transkripsi dalam mesyuarat.
Untuk memulakan transkripsi, pergi ke 'Lagi tindakan' daripada bar alat mesyuarat.
Kemudian, pilih 'Mulakan Transkripsi' daripada pilihan.
Anda akan melihat notis bahawa transkripsi telah bermula dan anda harus memberitahu semua orang bahawa mereka sedang ditranskripsi. Tetapi peserta lain juga akan melihat notis bahawa mesyuarat sedang ditranskripsikan. Walau bagaimanapun, anda harus memaklumkan kepada semua orang sebagai penghargaan kepada peserta yang telah menyertai melalui telefon.
Panel transkripsi akan muncul di sebelah kanan. Transkrip itu juga akan menyertakan nama pengguna dan ikon profil peserta serta cap masa.
Semua peserta dalam mesyuarat boleh menunjukkan atau menyembunyikan panel transkrip pada bila-bila masa. Klik butang ‘Tutup’ pada panel untuk menyembunyikannya.
Anda juga boleh pergi ke menu Lagi tindakan dan pilih 'Sembunyikan transkrip' dari sana.
Untuk menunjukkan panel, pilih 'Tunjukkan transkrip' daripada menu Lagi tindakan.
Penganjur mesyuarat dan penyampai boleh menghentikan transkripsi dan memulakannya semula pada bila-bila masa semasa mesyuarat. Untuk menghentikan transkripsi, navigasi ke menu Lagi tindakan dan pilih 'Hentikan Transkripsi'.
Semua orang akan mendapat notis bahawa anda berhenti menyalin. Transkripsi akan berhenti secara automatik apabila semua orang meninggalkan mesyuarat.
Memuat turun dan Berkongsi Transkripsi
Transkrip mesyuarat tersedia untuk dimuat turun secara automatik selepas mesyuarat dalam acara kalendar. Pergi ke 'Kalendar' dari panel navigasi di sebelah kiri.
Kemudian, buka acara untuk mesyuarat yang dijadualkan.
Halaman mesyuarat akan mempunyai tab tambahan di bahagian atas: 'Rakaman dan Transkrip'.
Keseluruhan transkrip akan tersedia untuk dilihat di sana. Untuk memuat turunnya, klik butang muat turun.
Anda boleh memuat turun transkrip sama ada sebagai fail .vtt (format popular untuk transkrip) atau fail .docx (dokumen Word).
Transkripsi tersedia untuk dimuat turun daripada akaun peserta sehingga penganjur mesyuarat memadamkannya.
Peserta mudah alih tidak dapat melihat transkripsi pada apl mudah alih. Untuk menjadikannya boleh diakses oleh peserta mudah alih, muat turun fail dan muat naik ke sembang. Pergi ke sembang mesyuarat dan klik butang ‘Lampirkan’ untuk memuat naik fail.
Peserta mudah alih kemudiannya boleh mencari fail dalam sembang mereka.
Menyembunyikan Identiti Anda dalam Transkripsi
Pasukan boleh mengenal pasti orang yang bercakap dan transkripsi mesyuarat secara automatik menyertakan nama pengguna dan nama orang itu. Jika anda ingin kekal tanpa nama dalam transkripsi, anda boleh menyembunyikan identiti anda. Tetapi anda perlu berbuat demikian sebelum mesyuarat.
Klik ikon 'Tetapan dan banyak lagi' (menu tiga titik) di sebelah ikon profil anda pada bar tajuk. Kemudian, pilih 'Tetapan' daripada menu.
Tetapan akan dibuka. Daripada menu navigasi di sebelah kiri, pergi ke 'Kapsyen dan transkrip'.
Kemudian, matikan togol untuk 'Kenal pasti saya secara automatik dalam kapsyen dan transkrip'.
Transkripsi ialah ciri yang hebat dan Microsoft Teams sememangnya menjadikannya mudah untuk digunakan. Jadi pada kali seterusnya anda ingin mengambil nota mesyuarat atau ingin menjadikan kandungan mesyuarat boleh diakses oleh semua orang, anda boleh menyalin keseluruhan mesyuarat.