Alih keluar maklumat sensitif secara kekal supaya ia tidak berakhir di tangan yang salah.
Dokumen selalunya mengandungi maklumat sensitif dan peribadi yang tidak dimaksudkan untuk mata semua orang. Sebelum anda boleh berkongsi dokumen sedemikian, anda perlu menyunting maklumat ini. Sekiranya ia dokumen fizikal, agak mudah untuk menyunting sebarang maklumat sensitif secara kekal - yang anda perlukan hanyalah penanda kekal tebal.
Tetapi redaksi dalam dokumen digital agak rumit. Anda tidak boleh hanya melukis kotak hitam meniru penanda kekal pada maklumat sensitif dalam Word atau aplikasi lain yang seumpamanya. Itu tidak akan menyelesaikan masalah. Percaya atau tidak, sangat mudah untuk mengalih keluar kotak tersebut untuk mendedahkan teks di bawahnya. Juga, ia tidak melakukan apa-apa tentang metadata.
Apa yang anda perlukan ialah pembaikan kekal, dan ciri Redact dalam Adobe Acrobat ialah jawapan kepada keperluan anda.
Bagaimana untuk Menyunting dalam Adobe Acrobat
Perkara pertama dahulu, untuk menggunakan ciri redact dalam Adobe Acrobat, anda memerlukan langganan Pro. Ciri ini tersedia dalam Adobe Acrobat 2017, Adobe Acrobat 2020 dan Adobe Acrobat DC, tetapi dengan langganan Pro.
Buka dokumen yang ingin anda sunting dalam Adobe Acrobat. Jika anda mempunyai banyak maklumat yang ingin anda sunting, pergi ke menu 'Alat'.
Pilih 'Redact' daripada pilihan dalam menu Alat.
Anda juga boleh pergi ke 'Edit' dari bar menu dan pilih 'Redact Text and Images' daripada menu.
Set alat redact akan muncul pada dokumen anda pada bar alat kedua.
Sekarang, pilih teks atau imej yang ingin anda sunting. Ia akan muncul dengan kotak merah, bermakna ia ditandakan untuk redaksi. Anda boleh menandakan semua teks yang ingin anda sunting sebelum menggunakan perubahan.
Jika terdapat suntingan dalam dokumen yang muncul di tempat yang sama dalam semua atau banyak halaman, seperti tera air, pengepala/pengaki, dsb., anda tidak perlu menandainya secara berasingan. Selepas menandakan satu teks sedemikian, klik kanan padanya dan pilih 'Ulang tanda merentasi halaman' daripada menu.
Pembuangan kekal teks tidak akan lengkap sehingga anda menggunakan redaksi. Jika anda telah menandai beberapa teks secara tidak sengaja, anda boleh memadamkannya semasa ia masih ditanda. Tetapi sebaik sahaja anda menggunakan perubahan dan menyunting teks, anda tidak boleh memadamkannya.
Untuk memadam tanda, klik kanan padanya dan pilih 'Padam' daripada menu.
Setelah anda menandai semua teks yang ingin anda sunting, klik butang 'Guna' pada bar alat kedua.
Kotak dialog akan muncul dengan amaran bahawa anda akan menyunting teks secara kekal dan sebaik sahaja anda menyimpan dokumen, anda tidak boleh membuat asalnya. Klik pada 'OK' untuk meneruskan.
Kotak dialog untuk menyimpan dokumen akan dibuka. Jika anda mahu dokumen itu menulis ganti dokumen asal, simpan dengan nama yang sama di lokasi yang sama. Jika tidak, tukar nama, lokasi atau kedua-duanya.
Jika anda ingin menyunting hanya sejumlah kecil teks, katakan satu baris, anda juga boleh memilih teks, dan kemudian sama ada klik pada 'Redact' daripada menu konteks terapung.
Atau, pilih teks dan klik kanan padanya. Dan kemudian, pilih 'Redact' daripada menu konteks klik kanan yang muncul.
Sekarang, klik pada 'Guna' dan simpan dokumen.
Menetapkan Kemunculan Markah Redaksi
Secara lalai, tanda redaksi akan muncul sebagai kotak hitam tanpa sebarang teks tindanan. Tetapi anda boleh menukar rupa tanda redaksi. Pergi ke set alat redact pada bar alat kedua, dan klik anak panah lungsur di sebelah butang 'Teks & Imej Redact'.
Menu lungsur turun akan berkembang. Klik pada 'Properties'.
Kotak dialog 'Properties' akan dibuka. Kekal pada tab Penampilan. Untuk menukar warna tanda suntingan, klik pada segi empat sama warna di sebelah pilihan 'Warna Isian Kawasan Redaksi' dan pilih warna yang anda mahu gunakan.
Untuk turut mempunyai teks tindanan pada tanda redaksi, tandai kotak untuk perkara yang sama. Tetapan untuk teks tindanan yang sebelum ini berwarna kelabu akan menjadi boleh dikonfigurasikan. Masukkan teks dan pilih atribut lain seperti warna, fon, dsb.
Akhir sekali, klik 'OK' untuk menggunakan perubahan.
Sebarang perubahan yang anda buat pada penampilan tanda suntingan hanya akan digunakan pada suntingan baharu. Iaitu, jika dokumen itu mengandungi redaksi yang telah anda tandai atau gunakan, ia tidak akan terjejas. Jadi, perubahan akan dikenakan pada teks yang akan anda tandai atau sunting pada masa hadapan.
Cari dan Alih Keluar Teks
Anda juga boleh mencari teks daripada satu atau berbilang PDF sekali gus dan menyuntingnya menggunakan alat 'Cari Teks'. Klik pada anak panah lungsur di sebelah Redact Text and Images daripada set alat Redact dan pilih 'Cari Teks & Redact' daripada menu.
Kotak dialog Carian akan dibuka. Di sini, anda boleh menentukan sama ada anda mahu mencari dokumen semasa sahaja atau semua PDF di lokasi tertentu.
Selepas menentukan PDF, pilih sama ada anda mahu mencari satu perkataan atau frasa atau berbilang frasa. Untuk mencari satu perkataan/frasa, pilih pilihan dan masukkan frasa dalam kotak teks.
Untuk mencari berbilang perkataan, pilih pilihan yang sepadan dan kemudian klik pilihan 'Pilih Perkataan'.
Masukkan perkataan atau frasa dalam kotak teks dan klik butang 'Tambah'. Anda juga boleh mengimport fail teks dengan senarai perkataan untuk dicari.
Akhir sekali, pilih pilihan 'Corak' untuk mencari maklumat seperti nombor kad kredit, nombor telefon, alamat e-mel, tarikh, nombor keselamatan sosial, dsb. Pilih salah satu corak yang tersedia daripada menu lungsur. Anda juga boleh menukar tempat untuk corak kepada salah satu negara yang tersedia.
Membersihkan Dokumen
Setiap kali anda pergi untuk menggunakan apa-apa redaksi, anda akan menemui pilihan togol 'Sanitasi dan alih keluar maklumat tersembunyi' dipilih secara automatik. Apakah maksudnya sebenarnya?
Dokumen mengandungi banyak maklumat tersembunyi seperti metadata, teks atau lapisan tersembunyi, teks bertindih, lampiran, penanda halaman, ulasan, dsb., yang anda tidak mahu orang lain dapat lihat apabila anda menerbitkan atau berkongsi dokumen.
Pilihan di atas untuk membersihkan dokumen memadamkan semua maklumat tersembunyi yang dikaitkan dengan dokumen secara kekal.
Anda juga boleh menentukan dan memilih maklumat tersembunyi yang ingin anda alih keluar dan perkara yang perlu disimpan. Untuk melakukan ini, pertama sekali, semasa menggunakan redaksi, matikan togol untuk 'Sanitize dan alih keluar maklumat tersembunyi'.
Sekarang, pergi ke pilihan 'Sanitize Document' pada bar alat redact.
Kotak dialog akan muncul. Klik pada pilihan 'Klik di sini' di sebelah pernyataan "Untuk mengalih keluar maklumat tersembunyi secara selektif."
Panel 'Alih Keluar Maklumat Tersembunyi' akan dibuka dan ia akan menyenaraikan semua maklumat tersembunyi yang ditemui dalam dokumen selepas memeriksanya dengan teliti. Secara lalai, semua maklumat tersembunyi akan dipilih. Klik pada kotak pilihan di sebelahnya untuk menyahpilihnya. Kemudian klik butang ‘Alih Keluar’ untuk mengalih keluar item yang masih dipilih.
Berkongsi maklumat sensitif dengan orang yang tidak sepatutnya melihatnya boleh menyebabkan anda menghadapi masalah besar. Sekarang, sebelum anda menerbitkan atau berkongsi sebarang dokumen, anda boleh menyunting maklumat sensitif dengan betul dan membersihkan dokumen tersebut untuk mengelakkan sebarang kemalangan menggunakan Adobe Acrobat.