Menghantar e-mel yang tidak sepatutnya anda miliki? Tidak perlu risau; Microsoft Outlook akan menyimpan sorok anda.
Pernahkah anda menghantar e-mel yang salah kepada seseorang dan merasakan dunia akan kiamat? Ataupun bukan yang salah, cuma yang tidak lengkap dan kini anda fikir anda akan kelihatan seperti seorang yang dungu di hadapan rakan sekerja anda? Pengguna Microsoft Outlook tidak perlu risau tentang penipuan ini.
Microsoft Outlook mempunyai ciri untuk memanggil semula atau menggantikan e-mel anda dan orang lain tidak akan perlu mengetahui sebarang kemalangan di pihak anda. Sudah tentu, terdapat beberapa rentetan yang dilampirkan.
Bilakah Anda Boleh Mengingat E-mel
Ciri panggil balik atau ganti hanya berfungsi apabila orang lain belum membuka dan membaca e-mel anda. Melihat e-mel dalam anak tetingkap bacaan tidak dikira. Dan anda hanya boleh menggunakannya jika anda dan penerima mempunyai akaun e-mel Microsoft 365 atau Microsoft Exchange dalam organisasi yang sama. Ingat/ Ganti ialah ciri Microsoft Exchange dan ia tidak tersedia untuk akaun MAPI atau POP.
Nota: Ciri Recall tidak tersedia jika organisasi anda tidak mendayakannya.
Cara Mengingat E-mel
Buka apl Outlook pada desktop anda (ia tidak akan berfungsi dengan Outlook dalam talian) dan log masuk ke akaun Microsoft 365 anda. Sebelum memburu butang Ingat semula itu, anda boleh mengetahui sama ada akaun anda layak untuk menggunakan pilihan ini jika anda tidak pasti.
Pergi ke pilihan menu 'Fail' dan klik padanya.
Maklumat Akaun akan dibuka. Pastikan jenis akaun ialah 'Microsoft Exchange' dan bukan MAPI atau POP.
Jika ia adalah akaun Microsoft Exchange dan penerima juga menggunakan sistem e-mel yang sama, anda boleh pergi. Klik butang kembali untuk kembali ke tetingkap utama dan pergi ke folder 'Item Dihantar'.
Buka mel yang ingin anda ingat. Klik dua kali untuk membukanya. Satu klik pada e-mel, seperti yang biasa kita lakukan, akan membukanya dalam anak tetingkap bacaan. Anda tidak boleh mengingat semula e-mel dari anak tetingkap bacaan. Mel akan dibuka dalam tetingkap yang berasingan. Daripada tab 'Mesej', pilih 'Tindakan' dan kemudian pilih 'Panggil semula Mesej ini' daripada menu lungsur.
Jika anda tidak menemui pilihan 'Tindakan' pada tab 'Mesej', sama ada memaksimumkan tetingkap anda ke skrin penuh kerana beberapa pilihan hilang dalam tetingkap separa atau beralih kepada tab 'Fail' sebaliknya.
Daripada tab Fail, pilih ‘Maklumat’ daripada menu navigasi di sebelah kiri.
Kemudian, klik pilihan 'Hantar Semula atau Panggil Semula' dan pilih 'Imbas Balik Mesej Ini' daripada menu lungsur.
Sebaik sahaja anda mengklik pilihan Ingat semula (daripada mana-mana tab), kotak dialog akan dibuka dan anda boleh memilih sama ada anda mahu memanggil semula mel sepenuhnya atau menggantikannya. Mengingat semula mel akan memadamkannya daripada peti masuk penerima, manakala pilihan ganti akan memadamkan mel sebelumnya dan menggantikannya dengan yang baharu.
Mari kita periksa perbezaan antara kedua-dua pilihan. Untuk hanya mengingat semula e-mel, pilih pilihan 'Padam salinan yang belum dibaca bagi mesej ini'.
Semak pilihan untuk 'Beritahu saya jika panggilan balik berjaya atau gagal untuk setiap penerima' sebelum memanggil semula mel. Dengan cara ini anda akan mendapat mesej yang akan memberitahu anda sama ada penarikan balik itu berjaya. Semak pilihan ini sama ada anda merancang untuk memanggil semula atau menggantikan e-mel untuk mengetahui status panggilan semula.
Sekarang, klik OK. Itu sahaja yang anda perlu lakukan dan mesej akan dipanggil semula jika penerima belum membacanya.
Untuk menggantikan e-mel, pilih pilihan 'Padam salinan yang belum dibaca dan gantikan dengan mesej baharu' dan klik OK.
Outlook akan membuka e-mel asal anda dalam kotak karang. Anda boleh mengeditnya untuk menggambarkan perkara yang ingin anda hantar sekarang dan klik butang 'Hantar'. E-mel baharu akan menggantikan mel sebelumnya dalam peti masuk penerima.
Anda akan mendapat pemberitahuan jika panggilan balik mesej berjaya.
Apa yang Berlaku di Pihak Penerima?
Apabila penarikan semula berjaya: Jika penerima belum membaca mesej asal apabila anda mengingat kembali/menggantikan mesej, mesej asal dipadamkan dan digantikan dengan mesej ganti (sekiranya ada). Juga, penerima dimaklumkan bahawa anda telah mengingati semula mesej.
Apabila penarikan balik gagal: Kedua-dua mesej asal dan ingat semula tersedia dalam folder penerima. Sekiranya penerima membuka mesej asal hanya semasa permintaan panggil balik sedang diproses, penerima akan dimaklumkan bahawa anda sedang cuba mengingat semula mesej tersebut. Tetapi mesej asal masih tersedia dalam folder mereka.
Sama ada anda telah menghantar e-mel dengan fakta yang salah atau tidak mencukupi, Microsoft Outlook akan menjadi penyelamat anda. Ingat mesej dalam beberapa klik, dan tiada siapa yang lebih bijak tentang percampuran anda. Tetapi ingat, anda perlu bertindak cepat, kerana sebaik sahaja penerima membaca mel anda, tidak ada gunanya.