Anda boleh membuat Senarai Turun dalam Helaian Google menggunakan senarai item dalam julat sel atau dengan memasukkan item secara manual.
Senarai lungsur turun (juga dikenali sebagai menu lungsur turun atau menu lungsur) ialah menu, serupa dengan kotak senarai, yang membolehkan pengguna memilih pilihan daripada senarai pilihan yang telah ditetapkan. Senarai juntai bawah memastikan bahawa pengguna memasukkan hanya nilai yang tersedia dalam senarai tertentu ke dalam sel.
Apabila bekerjasama di Helaian Google, kadangkala, anda mungkin mahu pengguna lain memasukkan nilai berulang ke dalam lajur. Untuk mengelakkan ketidaktepatan, kesilapan menaip dan untuk membuat pengikat kemasukan data, anda mungkin ingin menambah senarai juntai bawah untuk memastikan pengguna hanya memasukkan nilai yang disediakan.
Contohnya, anda sedang membuat senarai tugasan yang anda mahu pasukan anda lakukan. Dan anda mahu pasukan anda mengemas kini status setiap tugasan sebagai Selesai, Belum Selesai, Keutamaan, Dilangkau dan Tugasan sedang berjalan. Untuk berbuat demikian, anda boleh mencipta menu lungsur dengan senarai status tugas yang boleh dipilih oleh pengguna dan bukannya memasukkan data secara manual.
Dalam tutorial ini, kami akan membincangkan segala-galanya tentang membuat dan mengurus senarai lungsur dalam Helaian Google.
Mencipta Senarai Drop-Down dalam Helaian Google
Drop-down ialah fungsi pengesahan data yang membolehkan pengguna mengawal apa yang boleh dimasukkan dalam lembaran kerja. Anda boleh membuat lungsur turun dengan cepat menggunakan dialog pengesahan data dalam Helaian Google.
Terdapat dua cara anda boleh menambah menu lungsur dalam Helaian Google. Anda boleh sama ada membuat senarai juntai bawah dengan nilai dalam julat sel atau secara manual menentukan item untuk senarai itu.
Buat Menu Turun Menggunakan Julat Sel dalam Helaian Google
Anda boleh membuat senarai lungsur dalam Helaian Google dengan menggunakan senarai item yang terkandung dalam julat sel.
Mula-mula, buka hamparan Google dan masukkan senarai item dalam julat sel yang ingin anda sertakan dalam senarai juntai bawah. Di sini, dalam hamparan contoh ini, kami mempunyai senarai nama bandar sebagai cawangan.
Seterusnya, pilih sel atau julat sel yang anda mahu buat senarai Jatuh Bawah. Ia boleh berada pada lembaran kerja yang sama atau lembaran kerja yang berasingan.
Kemudian, klik pada menu 'Data' di bahagian atas hamparan dan pilih pilihan 'Pengesahan data' dalam menu lungsur.
Atau klik kanan selepas anda memilih sel dan pilih 'Pengesahan data' di bahagian bawah menu konteks.
Kotak dialog pengesahan data akan muncul. Di sini, anda boleh menentukan dan menyesuaikan senarai lungsur anda dengan tetapan yang berbeza.
Julat Sel
Medan pertama, 'Julat sel', menentukan lokasi di mana senarai juntai bawah akan dibuat. Memandangkan kami sudah memilih julat untuk ini, julat itu diisi secara automatik.
Anda juga boleh menukar ini dengan mengklik pada 'ikon jadual' dalam medan Julat Sel dan memilih julat sel yang anda mahu masukkan senarai juntai bawah.
Kriteria
Seterusnya, bahagian Kriteria mempunyai senarai pilihan dalam drop-down dan anda hanya memerlukan dua pilihan pertama. Anda tidak boleh membuat menu lungsur dengan pilihan lain.
Klik pada lungsur turun dan pilih pilihan 'Senarai daripada julat' untuk menambah julat sebagai kriteria.
Dalam medan di sebelahnya, masukkan rujukan/julat sel yang mengandungi semua nilai yang anda ingin sertakan dalam senarai juntai bawah. Daripada memasukkan julat secara manual, cuma klik pada ikon 'Pilih julat data' (ikon jadual).
Pop timbul lain bernama Pilih julat data akan muncul. Sekarang, cuma pilih sel/julat yang mengandungi senarai item dan lokasi ditambah secara automatik pada kotak dialog 'Pilih julat data'. Kemudian, klik ‘OK’. Apabila anda memilih julat daripada helaian lain, nama helaian turut disertakan pada lokasi senarai.
Dalam contoh di atas, senarai item dalam A2:A13 Helaian 3 dan lungsur turun sedang dibuat dalam C2:C17 Helaian 4.
Tunjukkan senarai lungsur turun dalam sel
Pastikan kotak semak 'Tunjukkan senarai lungsur turun dalam sel' didayakan. Jika pilihan ini dibiarkan tanpa tanda, anda masih boleh memasukkan item daripada senarai dengan klik dua kali pada sel tetapi anda tidak akan melihat ikon lungsur turun dalam sel.
Pada data tidak sah
Anda juga boleh memilih perkara yang berlaku apabila seseorang memasukkan sesuatu (data tidak sah) yang tiada dalam senarai. Anda boleh memilih sama ada butang radio 'Tunjukkan amaran' atau 'Tolak input' untuk tetapan 'Pada data tidak sah'. Pilihan 'Tunjukkan amaran' menerima input pengguna tetapi dengan amaran manakala pilihan 'Tolak input' menolak masukan sepenuhnya.
Penampilan
Dengan pilihan Rupa, anda boleh memberi pengguna petunjuk tentang cara menggunakan senarai juntai bawah atau jenis nilai yang diterima dalam sel.
Untuk mengaktifkan pilihan ini, pilih kotak semak 'Tunjukkan teks bantuan pengesahan' dan kotak teks akan muncul betul-betul di bawahnya. Taip arahan yang anda ingin paparkan dalam kotak teks.
Setelah anda selesai dengan konfigurasi, klik butang 'Simpan' untuk menggunakan perubahan.
Cara Drop-Down Berfungsi dalam Helaian Google
Sekarang, senarai juntai bawah dibuat dalam sel C2:C17 dan apabila anda mengklik pada ikon lungsur, ia akan menunjukkan senarai item.
Sekarang, jika pengguna memasukkan nilai yang tiada dalam senarai maka sel itu ditandakan sebagai data tidak sah. Anda boleh melihat penanda di penjuru kiri sebelah atas sel C6. Ini kerana kami memilih pilihan 'Tunjukkan amaran' dalam tetapan 'Pada data tidak sah' dalam dialog Pengesahan Data.
Dan apabila anda menuding pada penanda, anda akan melihat mesej amaran.
Beginilah cara anda membuat senarai lungsur turun dinamik dalam Helaian Google.
Buat Menu Jatuh Bawah dengan Memasukkan Item Secara Manual dalam Helaian Google
Jika anda ingin mencipta senarai lungsur turun statik dan anda tidak mempunyai senarai item dalam julat sel dalam hamparan, maka anda boleh menentukan item secara manual dalam kotak dialog pengesahan data.
Kaedah ini berguna jika anda hanya ingin membuat senarai lungsur turun yang ringkas dengan item seperti Ya dan Tidak, Diluluskan dan Ditolak, Ada stok dan habis dijual, dsb. Begini cara anda melakukannya:
Pilih sel atau kumpulan sel yang anda ingin tambahkan senarai juntai bawah.
Klik tab ‘Data’ dalam menu dan pilih pilihan ‘Pengesahan Data’.
Pada kotak timbul Pengesahan Data, pastikan sel atau julat yang betul dipilih dalam medan 'Julat sel'.
Dalam menu lungsur Kriteria, anda perlu memilih 'Senarai item' kali ini.
Dalam medan di sebelahnya, taip secara manual item yang anda inginkan dalam senarai juntai bawah dan pastikan anda memisahkan setiap item dengan koma tanpa ruang. Untuk contoh kami, kami ingin memaparkan jantina, jadi kami masukkan 'Lelaki, Perempuan dan Tidak Ditentukan'.
Anda boleh menambah ruang di dalam nama item tetapi tidak di antara item. Item boleh teks, tarikh, nombor, formula dan kotak pilihan.
Pastikan pilihan 'Tunjukkan senarai lungsur dalam sel' ditandakan. Oleh kerana ini adalah senarai statik dan kami tidak mahu sebarang input lain dalam sel, kami memilih pilihan 'Tolak input'.
Setelah anda membuat perubahan, klik 'Simpan' untuk memohon.
Kini, lungsur turun statik dibuat dalam setiap sel julat yang dipilih. Klik pada ikon lungsur turun atau klik dua kali pada sel atau tekan 'Enter' pada sel untuk memilih item.
Jika pengguna memasukkan nilai yang tiada dalam senarai, pengesahan data menolak input dan akan menunjukkan mesej ralat kepada anda. Ini kerana kami memilih pilihan 'Tolak input' untuk 'Pada data tidak sah' dalam pengesahan Data.
Ralat akan memberitahu pengguna bahawa mereka memasukkan data tidak sah pada sel tertentu dan mereka perlu memasukkan salah satu nilai yang ditentukan.
Edit Senarai Drop-Down dalam Helaian Google
Mungkin ada kalanya anda ingin menambah item baharu, menukar item atau mengalih keluar item daripada senarai juntai bawah yang telah dibuat. Anda juga boleh membekalkan senarai item baharu ke senarai juntai bawah yang sedia ada.
Pergi ke julat sel atau helaian dengan sel yang mengandungi senarai item yang anda gunakan untuk senarai juntai bawah anda. Buat perubahan yang dikehendaki pada kandungan sel ini. Anda boleh menambah item baharu, mengedit item sedia ada dan mengalih keluar item daripada sel ini.
Ini ialah senarai asal yang kami gunakan untuk membuat lungsur turun sebelum ini:
Sekarang, kami membuat sedikit perubahan pada senarai. Kami menambahkan item baharu Stockholm, mengalih keluar Vienna dan menukar New York kepada New Jersey.
Anda juga boleh mengedit item yang dimasukkan secara manual dalam kotak dialog Pengesahan data.
Selepas kami mengedit senarai item, senarai juntai bawah akan dikemas kini secara automatik. Tetapi beberapa entri yang dimasukkan sebelum ini menggunakan lungsur turun asal ditandakan sebagai tidak sah. Memandangkan nilai ini diedit dalam senarai, ia ditandakan sebagai tidak sah.
Sekarang, apabila anda mengklik pada lungsur turun, anda akan mendapat senarai juntai bawah yang baru dikemas kini.
Nota: Jika anda menambah atau memadam item dalam senarai, pastikan anda menukar pemilihan julat dalam kriteria pengesahan Data untuk menunjukkan semua item dengan betul dalam senarai juntai bawah.
Salin Senarai Jatuh Bawah dalam Helaian Google
Daripada membuat senarai lungsur turun yang sama dalam berbilang helaian, anda boleh menyalin senarai lungsur turun dengan cepat daripada satu sel ke berbilang sel dalam satu atau berbilang helaian.
Anda boleh menggunakan kaedah salin dan tampal mudah untuk menyalin senarai juntai bawah dengan cepat.
Untuk melakukan itu, pilih sel dengan senarai juntai bawah, klik kanan dan pilih 'Salin' atau tekan 'Ctrl + C'. Kemudian, pilih sel atau julat sel yang anda ingin masukkan senarai juntai bawah, klik kanan dan pilih 'Tampal' atau tekan 'Ctrl + V' untuk menampal menu lungsur.
Tetapi kaedah ini juga akan menyalin pemformatan sel (warna, gaya, sempadan, dll.) serta kemasukan senarai juntai bawah.
Untuk mengelakkan ini, anda perlu menggunakan ciri khas tampal. Begini cara anda melakukannya.
Mula-mula, pilih dan salin sel (Ctrl + C) dengan senarai juntai bawah. Kemudian, pilih sel/julat yang anda ingin salin senarai juntai bawah. Klik kanan pada sel yang dipilih, kembangkan pilihan 'Tampal Khas', dan pilih pilihan 'Tampal pengesahan data sahaja'.
Ini akan menyalin senarai lungsur ke lokasi yang anda inginkan.
Alih keluar Senarai Drop-Down dalam Helaian Google
Sekiranya anda tidak memerlukan menu lungsur turun lagi dan anda ingin memadamkannya, anda boleh melakukannya dengan mudah dengan beberapa klik tetikus.
Untuk mengalih keluar senarai juntai bawah, pilih sel atau sel yang anda mahu alih keluar senarai juntai bawah. Kemudian, klik pada menu 'Data', dan pilih 'Pengesahan data'.
Sekarang, klik pada butang 'Alih keluar pengesahan' di bahagian bawah tetingkap dialog pengesahan Data dan klik 'Simpan'.
itu sahaja. Senarai lungsur turun anda dialih keluar. Tetapi mereka akan meninggalkan anda dengan data yang kami masukkan menggunakan senarai lungsur turun tersebut.
