Anda boleh menyemak ralat ejaan dalam satu sel, berbilang sel, keseluruhan lembaran kerja, berbilang lembaran kerja atau keseluruhan buku kerja Excel.
Kebanyakan orang tahu tentang ciri semakan ejaan dan AutoCorrect Microsoft Word dan Powerpoint, tetapi tahukah anda MS Excel turut memudahkan fungsi semakan ejaan. Ia tidak sehebat dan canggih seperti Word, tetapi ia menawarkan fungsi semakan ejaan asas. Ia membolehkan anda menyemak ejaan perkataan dalam sel lembaran kerja dan memastikan helaian anda bebas daripada kesilapan.
Tidak seperti Microsoft Word dan PowerPoint, Excel tidak secara automatik menyemak isu tatabahasa atau menyemak ejaan anda semasa anda menaip (dengan menggariskannya dengan warna merah). MS Excel hanya akan memberitahu anda tentang ralat ejaan apabila anda menjalankan fungsi semakan ejaan secara manual. Selain itu, Excel tidak menyemak ralat tatabahasa.
Selalunya, kami mengabaikan ralat ejaan dalam Excel, kerana kami sering menggunakan nombor dan formula. Tetapi kadangkala, anda perlu menyemak sama ada anda telah membuat sebarang kesilapan ejaan semasa membuat beberapa laporan dan set data yang mungkin mempunyai teks seperti label lajur dan baris atau dalam keseluruhan lembaran kerja. Mari belajar cara melakukan semakan ejaan dalam satu sel, berbilang sel, keseluruhan lembaran kerja, berbilang lembaran kerja sekaligus atau keseluruhan buku kerja.
Cara Melakukan Semakan Ejaan dalam Excel
Anda boleh melakukan semakan ejaan dengan mudah dalam Microsoft Excel dengan mengikuti langkah berikut:
Terdapat dua cara untuk menjalankan ciri semakan ejaan dalam Excel: Anda boleh sama ada mengakses alat daripada Reben Excel atau menggunakan pintasan papan kekunci.
Mula-mula, buka hamparan dengan beberapa ralat ejaan dan pilih mana-mana sel. Pergi ke tab 'Semakan', klik pada butang 'Ejaan' di sebelah kiri dalam kumpulan Pembuktian Excel Ribbon.
Sebagai alternatif, anda juga boleh menekan kekunci fungsi F7 pintasan papan kekunci untuk membuka kotak dialog Ejaan. Jika anda memilih mana-mana sel tunggal dalam hamparan, Excel secara automatik akan menyemak ralat ejaan dalam keseluruhan hamparan semasa.
Sama ada cara, ia akan membuka kotak dialog Ejaan. Excel akan mula menyemak ralat ejaan dalam lembaran kerja anda dan ia akan memberikan cadangan untuk ejaan yang betul.
Dalam dialog Ejaan, pilih cadangan daripada kotak ‘Cadangan:’ dan klik butang ‘Tukar’ untuk membetulkan salah ejaan perkataan. Selepas ejaan itu telah diperbetulkan, ia akan beralih kepada ralat seterusnya. Kotak ini hanya akan muncul untuk sel dengan perkataan yang salah eja. Di sini, kami akan memilih perkataan pertama 'Kebarangkalian' daripada senarai cadangan untuk menggantikan perkataan yang salah eja 'Kebarangkalian' dan klik pada butang 'Tukar'.
Setelah semua ejaan telah diperbetulkan, Excel akan menunjukkan kepada anda 'Semakan ejaan selesai. Anda boleh pergi' mesej. Klik 'OK' dalam kotak gesaan untuk meneruskan.
Excel akan menunjukkan kepada anda kotak dialog Ejaan hanya jika terdapat sebarang ralat ditemui dalam helaian. Jika tiada ralat ditemui, Excel akan menunjukkan kepada anda mesej yang sama di atas.
Jika ciri semakan ejaan tidak berfungsi (iaitu butang 'Ejaan' di bawah tab Semakan dikelabukan.), ini mungkin kerana hamparan anda dilindungi. 'Nyahlindungi' lembaran kerja anda sebelum menyemak kesilapan ejaan.
Pilihan Berbeza Kotak Dialog Ejaan
Sebelum kita belajar cara melakukan semakan ejaan untuk sel, keseluruhan lembaran kerja, berbilang lembaran kerja atau keseluruhan buku kerja, kita harus memahami pilihan yang berbeza dalam kotak dialog Ejaan dan cara menyesuaikannya. Anda perlu memilih pilihan yang sesuai semasa membetulkan perkataan.
Berikut adalah beberapa fungsi yang anda akan lihat dalam kotak dialog Ejaan:
- Abaikan Sekali - Apabila semakan ejaan menemui perkataan yang dikenal pasti sebagai ralat, dan perkataan itu sebenarnya betul untuk tujuan anda, klik pada butang 'Abaikan Sekali' untuk mengabaikan cadangan ralat semakan ejaan semasa. Cth. Nama, Alamat, dsb.
- Abaikan semua – Klik pilihan ini, jika anda ingin mengabaikan semua contoh perkataan yang salah eja semasa dan mengekalkan nilai asal. Contohnya, jika nama yang sama diulang beberapa kali, mengklik pilihan ini akan melangkau semua perkataan tersebut tanpa mengubahnya dan menjimatkan masa anda.
- Tambahkan pada Kamus – Jika Excel menganggap perkataan semasa sebagai ralat, tetapi ia adalah perkataan yang betul dan yang anda gunakan agak kerap, maka anda boleh menambah perkataan yang salah eja ini pada kamus Microsoft Excel, selagi perkataan itu digunakan dengan betul. Ini akan menjadikan perkataan itu sebagai sebahagian daripada kamus MS dan tidak akan dibenderakan sebagai ralat pada masa hadapan dalam mana-mana buku kerja serta dalam Produk Microsoft yang lain.
- Ubah – Apabila ralat semakan ejaan dikesan, Excel akan menunjukkan kepada anda senarai cadangan. Pilih salah satu perkataan yang dicadangkan dan klik butang ini untuk menggantikan perkataan salah eja yang dipilih pada masa ini dengan yang betul.
- Tukar Semua – Pilihan ini akan menggantikan semua kemunculan perkataan yang salah eja serta yang semasa dengan cadangan yang dipilih.
- AutoCorrect – Mengklik pilihan ini akan membenarkan Excel membetulkan perkataan yang salah eja secara automatik dengan cadangan yang anda pilih. Selain itu, ia akan menambah perkataan itu pada senarai autocorrect, yang bermaksud jika anda menaip perkataan yang salah eja yang sama pada masa hadapan, Excel akan menukarnya secara automatik kepada cadangan yang dipilih.
- Bahasa kamus – Anda boleh menukar bahasa kamus Excel menggunakan lungsur turun ini.
- Pilihan – Butang ini akan membawa anda ke ‘Excel Options’ di mana anda boleh menyemak atau mengubah suai tetapan semakan ejaan lalai dengan sewajarnya.
- Buat asal Terakhir – Klik butang ini untuk membalikkan tindakan terakhir anda.
Menyesuaikan Tetapan Semakan Ejaan Excel
Jika anda ingin menukar tetapan lalai semakan Ejaan dalam Excel, klik 'Pilihan' dalam kotak dialog Ejaan atau pergi ke tab 'Fail' dan klik 'Pilihan.
Dalam tab Pembuktian pada Pilihan Excel, anda akan menemui tetapan lalai bagi semakan Ejaan yang boleh anda sesuaikan mengikut keperluan dan keperluan anda.
Excel mengabaikan perkataan dalam Huruf Besar (HEETHEN), teks yang mengandungi nombor (Rage123), alamat IP/fail atau kod Internet dan ia tidak akan dianggap sebagai satu kesilapan. Selain itu, ia membenderakan perkataan berulang sebagai ralat. Cth, jika anda menaip "Say hello to to my little friend", ia akan membenderakan, tambahan 'to' sebagai ralat. Anda boleh mendayakan atau melumpuhkan pilihan ini jika anda mahu.
Jika anda ingin menambah atau mengedit Kamus Excel, Klik pilihan 'Kamus Tersuai'.
Kemudian, untuk mengedit senarai perkataan dalam Kamus Tersuai, pilih ‘CUSTOM.DIC’ di bawah Senarai Kamus dan klik butang ‘Edit Senarai Perkataan…’.
Masukkan perkataan yang anda mahu tambah pada kamus dalam medan 'Perkataan:' dan klik 'Tambah'. Jika anda ingin mengalih keluar perkataan yang telah ditambahkan daripada senarai, pilih perkataan dan klik 'Padam' atau 'Padam semua' untuk mengalih keluar semua perkataan. Kemudian, klik 'OK' dua kali untuk menutup kedua-dua dialog.
Selain itu, sebarang perkataan yang ditambahkan pada kamus tersuai tidak akan dibenderakan sebagai ralat dalam mana-mana produk Microsoft yang lain. Jika anda menambah perkataan pada kamus tersuai dalam Excel, ia tidak akan dianggap sebagai ralat dalam Word atau Powerpoint dan sebaliknya.
Jika anda ingin menukar tetapan AutoCorrect, klik 'AutoCorrect Options' dalam Excel Options.
Di sini, anda boleh menyesuaikan tetapan AutoCorrect.
Semasa menaip, anda mungkin sering tersilap mengeja beberapa perkataan beberapa kali dalam lembaran kerja anda. Anda boleh membetulkan kesilapan ini dengan menambahkan perkataan tersebut pada senarai AutoCorrect anda. Dengan cara ini, Excel akan membetulkan perkataan ini secara automatik semasa anda menulis.
Untuk melakukan ini, masukkan perkataan yang salah eja dalam bahagian 'Ganti' dan pilih perkataan yang betul daripada senarai di bawah atau masukkannya dalam bahagian 'Dengan'. Kemudian, klik 'OK' untuk memohon.
Semak Ejaan Sel Tunggal/Teks dalam Excel
Excel membolehkan anda menyemak nilai sel tunggal (Word) untuk ralat ejaan.
Untuk menyemak ejaan mana-mana sel tunggal dalam dokumen Excel, pilih sel dan klik dua kali padanya atau tekan F2 untuk masuk ke mod edit. Pastikan anda berada dalam mod edit dalam sel. Jika anda berada dalam mod edit, anda akan mengarahkan kursor teks dalam sel dan 'Edit' dalam bar status di sudut kiri bawah tetingkap Excel (seperti yang ditunjukkan di bawah).
Kemudian, klik butang ‘Ejaan’ dalam tab Semakan atau tekan F7.
Jika Excel menjumpai sebarang ralat ejaan, ia akan memaparkan kotak cadangan sebaliknya ia akan menunjukkan mesej dengan mesej "Semakan ejaan selesai".
Pilih perkataan yang betul dan klik ‘Tukar’ untuk membetulkan ejaan. Kemudian, klik 'OK' dalam kotak dialog lengkap semak ejaan.
Semak Ejaan Berbilang Sel/Perkataan dalam Lembaran Kerja Tunggal
Jika anda ingin menyemak ejaan berbilang sel bersama-sama, anda boleh melakukannya dengan memilih sel tersebut sahaja dan menggunakan kotak dialog Ejaan. Kaedah ini berguna apabila anda ingin melangkau lajur nama atau alamat daripada menyemak ralat kerana nama dan alamat biasanya dibenderakan sebagai ralat ejaan.
Mula-mula, pilih sel atau julat atau lajur atau baris yang ingin anda semak untuk ejaan. Jika anda memilih sel bersebelahan, maka anda hanya menggunakan seret tetikus atau kekunci Shift + anak panah untuk membuat pemilihan.
Jika anda ingin memilih sel bukan bersebelahan (sel yang tidak bersebelahan), anda boleh tekan dan tahan kekunci Ctrl dan klik pada sel yang anda ingin pilih. Jika anda mempunyai sejumlah besar sel untuk dipilih, tekan dan lepaskan Shift + F8 dan kemudian klik pada seberapa banyak sel yang anda mahu pilih. Kemudian, tekan Shift + F8 sekali lagi untuk mematikan mod pemilihan.
Sebaik sahaja anda memilih sel, tukar ke tab 'Semakan' dan pilih 'Ejaan' pada Reben atau tekan F7.
Kotak dialog Ejaan akan muncul dengan beberapa cadangan untuk menggantikan perkataan salah ejaan pertama (jika Excel menjumpai mana-mana) dalam sel atau julat yang dipilih.
Kemudian, pilih cadangan yang betul, klik pada pilihan 'Tukar' atau gunakan 'AutoCorrect' untuk memilih ejaan yang betul secara automatik dan beralih ke perkataan salah ejaan seterusnya.
Atau, anda juga boleh mengklik 'Abaikan Sekali' untuk mengetepikan cadangan dan beralih ke perkataan salah ejaan seterusnya.
Sebaik sahaja, perkataan salah eja pertama telah dibetulkan, ia akan menunjukkan kepada anda cadangan untuk perkataan salah eja seterusnya dalam kotak dialog yang sama. Pilih pilihan yang sesuai untuk membetulkan ralat. Begitu juga, anda boleh membetulkan semua perkataan yang salah eja, satu demi satu.
Selepas semua perkataan yang salah eja telah dibetulkan, anda akan melihat gesaan 'berjaya'.
Semak Ejaan Keseluruhan Lembaran Kerja
Untuk menyemak ejaan keseluruhan lembaran kerja dalam Excel, pilih mana-mana sel dalam lembaran kerja yang anda ingin semak atau klik tab lembaran kerja yang anda ingin jalankan semakan ejaan dan klik pada pilihan 'Ejaan' (atau tekan F7 ) di bawah tab 'Semakan'.
Excel akan mula menyemak ralat dan memberi cadangan untuk membetulkannya.
Apabila anda menjalankan semakan ejaan, ia menyemak ejaan dari sel yang sedang dipilih dan seterusnya sehingga penghujung lembaran kerja. Jika anda memilih sel A1, Excel akan mula menyemak semua sel dalam baris pertama (dari kiri ke kanan), kemudian bergerak ke baris kedua dan semak semua sel dalam baris kedua (dari kiri ke kanan) dan kemudian pergi ke baris ketiga dan seterusnya.
Contohnya, jika anda memilih A4, ia hanya akan melalui semua sel Baris 4 (mendatar) dan kemudian baris di bawahnya. Selepas menyemak semua sel selepas A4, Excel akan menunjukkan kepada anda kotak gesaan, "Adakah anda mahu meneruskan menyemak pada permulaan helaian?". Klik ‘Ya’ untuk meneruskan semakan ejaan dari awal seperti yang ditunjukkan di bawah.
Semak Ejaan Berbilang Helaian Sekaligus
Dalam Excel, anda boleh menyemak ejaan untuk berbilang lembaran kerja bersama-sama. Ini caranya:
Untuk menyemak ejaan bagi berbilang lembaran kerja, tekan dan tahan kekunci Ctrl dan pilih berbilang tab helaian yang anda ingin semak. Mulakan semakan ejaan dengan mengklik butang ‘Ejaan’ di bawah tab ‘Semakan’ atau menekan F7.
Ini akan memulakan proses semakan ejaan, dan satu demi satu, semua ralat akan muncul dalam kotak dialog.
Pilih pilihan yang sesuai untuk membetulkan semua ralat dan kotak dialog akan digesa untuk memberitahu anda dengan mesej pengesahan.
Semak Ejaan Semua Lembaran Kerja dalam Buku Kerja Sekaligus
Jika anda mempunyai banyak lembaran kerja dalam buku kerja anda, anda boleh menyemak ejaan kesemuanya dengan mudah sekali gus.
Untuk menyemak ejaan semua lembaran kerja dalam buku kerja, klik kanan pada mana-mana tab lembaran kerja dan pilih 'Pilih Semua Helaian' daripada menu konteks.
Ini akan memilih semua lembaran kerja dalam buku kerja anda. Kemudian, tekan F7 atau klik butang ‘Ejaan’ di bawah tab reben Semakan. Apabila semua lembaran kerja dipilih, semua tab akan dipaparkan dengan latar belakang putih, seperti yang ditunjukkan di bawah.
Kini Excel akan menyemak ejaan semua lembaran kerja dalam buku kerja.
Semak Ejaan Perkataan dalam Formula
Jika anda cuba menyemak teks yang merupakan sebahagian daripada formula, ia tidak akan berfungsi dan semakan ejaan berjalan kembali ke permulaan lembaran kerja. Anda hanya boleh menyemak teks yang berada di dalam cangkerang formula dalam mod edit.
Jika anda ingin menyemak ejaan perkataan dalam formula, klik dua kali pada sel dengan formula atau pilih perkataan di dalam formula dalam bar formula. Kemudian, tekan F7 atau klik butang ‘Ejaan’ di bawah tab reben Semak untuk menjalankan semakan ejaan.
Serlahkan Kesilapan Ejaan menggunakan Makro VBA Excel
Anda juga boleh menggunakan Makro Excel untuk mencari dan menyerlahkan perkataan yang salah eja dalam lembaran kerja semasa. Untuk ini, anda perlu mencipta makro dalam editor VBA. Begini cara anda melakukan ini:
Mula-mula, buka lembaran kerja yang anda ingin serlahkan perkataan yang salah eja. Kemudian, klik butang 'Visual Basic' di bawah tab 'Pembangun' atau tekan kekunci pintasan Alt + F11 untuk membuka editor Excel VBA.
Dalam editor Microsoft VBA, klik menu 'Sisipkan' dan pilih pilihan 'Modul'.
Kemudian, salin dan tampal kod berikut dalam editor Modul:
Sub ColorMispelledCells() Untuk Setiap cl Dalam ActiveSheet.UsedRange Jika Bukan Aplikasi.CheckSpelling(Word:=cl.Teks) Kemudian _ cl.Interior.ColorIndex = 8 Next cl End SubSelepas menampal kod klik butang 'Run' dalam bar alat atau tekan kekunci 'F5' untuk menjalankan makro.
Sebaik sahaja anda menjalankan makro, semak lembaran kerja anda. Dan semua sel dengan perkataan yang salah eja akan diserlahkan seperti yang ditunjukkan di bawah.
Itulah semua yang anda perlu tahu tentang semakan ejaan dalam Excel.