Sediakan bilik menunggu dalam mesyuarat anda untuk memastikannya selamat dan bebas daripada gangguan
Bilik Menunggu adalah ciri yang sangat didambakan dalam ekosistem persidangan maya. Mereka melindungi mesyuarat anda daripada sebarang kemalangan keselamatan seperti orang yang tidak diingini menggugurkan dan mengganggu keseluruhan mesyuarat. Sejauh mana bencana itu boleh menjadi jelas pada awal tahun ini dalam bentuk Zoombombings.
Sejak itu, semua hos mesyuarat, sama ada mereka menganjurkan mesyuarat profesional atau kelas, telah menyedari kepentingan ruang menunggu.
Apa itu Bilik Menunggu?
Ruang menunggu dalam ekosistem mesyuarat maya adalah sejenis penimbal. Semua peserta mesyuarat melaluinya sebelum dimasukkan ke dalam bilik mesyuarat. Tuan rumah mesyuarat mempunyai kawalan sepenuhnya ke atas siapa yang akan diterima masuk ke mesyuarat. Dengan cara ini, mana-mana tetamu yang tidak diundang tidak boleh hadir ke mesyuarat itu. Seperti yang anda lihat, ia sangat berfungsi dan perlu untuk melindungi mesyuarat anda.
Cara Menggunakan Bilik Menunggu di Webex
Pengguna Webex telah meminta ruang menunggu atau lobi dalam mesyuarat selama-lamanya di mana peserta boleh menunggu sebelum menyertai mesyuarat. Sebelum ini, anda boleh mempunyai ruang menunggu di Bilik Mesyuarat Peribadi, tetapi tidak dalam mesyuarat yang dijadualkan. Tetapi Webex Meeting versi 40.9 telah mengubahnya.
Cara Menggunakan Bilik Menunggu di Bilik Mesyuarat Peribadi
Setiap pengguna Webex mempunyai bilik mesyuarat peribadi dalam Webex yang mempunyai pautan yang boleh disesuaikan dan tidak pernah tamat tempoh. Ia unik untuk anda sahaja dan sentiasa tersedia; anda tidak perlu membuat tempahan awal untuk menggunakannya. Semua mesyuarat dadakan yang anda ada di Webex berlangsung di Bilik Mesyuarat Peribadi ini.
Kini, secara lalai, mesyuarat di Bilik Peribadi juga tidak mempunyai ruang menunggu. Tetapi anda boleh mengkonfigurasi tetapan untuk mempunyai satu. Webex mempunyai pilihan untuk mengunci mesyuarat. Apabila mesyuarat dikunci, mana-mana peserta yang cuba menyertainya masuk ke lobi. Hos kemudian boleh membenarkan mereka masuk jika mereka mahu.
Untuk mengunci Mesyuarat Bilik Peribadi, pergi ke bar alat mesyuarat dan klik ikon 'Lagi pilihan' (menu tiga titik).
Kemudian, hidupkan togol untuk pilihan 'Kunci Mesyuarat' daripada menu.
Mana-mana peserta yang menyertai selepas anda mengunci mesyuarat perlu menunggu di lobi. Anda akan mendapat pemberitahuan pada skrin anda bahawa terdapat peserta menunggu di lobi. Klik untuk melihat senarai.
Anda boleh mengakui kesemuanya dalam satu klik dengan memilih kesemuanya, atau hanya mengakui peserta yang ingin anda benarkan masuk. Pilih peserta, dan klik butang ‘Akui’.
Sekarang, anda perlu melakukan ini untuk setiap mesyuarat Bilik Peribadi yang ingin anda kunci. Tetapi memandangkan anda akan menjadi yang pertama dalam mesyuarat itu kerana ia adalah tiba-tiba, ia bukanlah satu masalah. Penyelesaian ini sesuai untuk orang yang mungkin tidak mahu ruang menunggu dalam setiap mesyuarat.
Tetapi bagi orang yang mahukan fungsi bilik menunggu secara lalai dalam semua mesyuarat, terdapat cara lain. Mengkonfigurasi tetapan kecil ini secara automatik mengunci setiap Mesyuarat Bilik Peribadi sebaik sahaja ia bermula.
Pergi ke webex.com dan log masuk ke ruang Mesyuarat Webex anda. Daripada menu navigasi di sebelah kiri, klik 'Keutamaan'.
Kemudian, pergi ke 'Bilik Peribadi Saya'.
Tetapan bilik peribadi anda akan dibuka. Tatal ke bawah ke tetapan 'Kunci automatik'. Kemudian klik kotak semak di sebelahnya untuk memilihnya.
Apabila anda memilihnya, menu lungsur turun untuk masa akan menjadi boleh diklik. Klik padanya dan pilih '0' daripada pilihan.
Kemudian klik butang ‘Simpan’.
Kini semua bilik mesyuarat peribadi anda akan mempunyai ruang menunggu secara lalai.
Nota: Untuk dapat menerima orang dari lobi dalam mesyuarat terkunci, anda harus menggunakan apl desktop Webex Meetings, apl desktop Webex Teams atau bilik atau peranti meja berdaftar awan Cisco Webex. Jika tidak, anda tidak akan dapat menerima orang masuk tanpa membuka kunci mesyuarat.
Cara Menggunakan Bilik Menunggu dengan Mesyuarat Berjadual
Untuk mesyuarat yang dijadualkan, mempunyai ruang menunggu adalah sangat penting. Jika peserta lain tiba sebelum tuan rumah, mereka harus berada di ruang menunggu dari mana tuan rumah boleh membenarkan mereka masuk.
Tetapi sebelum ini, anda tidak boleh mempunyai fungsi bilik menunggu ini dalam mesyuarat berjadual di Webex. Mana-mana peserta yang tiba sebelum tuan rumah tidak dapat menyertai mesyuarat sama sekali jika mesyuarat dikunci. Mereka terpaksa menyegarkan diri dan cuba menyertai semula mesyuarat selepas hos tiba. Seperti yang anda boleh bayangkan, itu tidak intuitif sama sekali. Bagaimanakah seorang peserta mengetahui ketibaan hos dalam mesyuarat?
Tetapi dari Webex 40.9 dan seterusnya, anda boleh mempunyai ruang menunggu untuk tetamu dalam mesyuarat yang dijadualkan. Tetamu ialah pengguna yang sama ada tidak log masuk ke akaun Webex mereka atau pengguna luar yang tidak mempunyai akaun Webex di tapak anda. Jadi mana-mana tetamu yang tiba sebelum tuan rumah perlu menunggu di bilik mesyuarat. Tetapi mana-mana ahli organisasi yang tiba sebelum hos akan dapat menyertai terus.
Pergi ke webex.com dan log masuk ke ruang mesyuarat anda. Kemudian, pergi ke 'Mesyuarat' daripada menu navigasi di sebelah kiri.
Klik butang ‘Jadualkan’ untuk menjadualkan mesyuarat baharu.
Atau anda juga boleh mengedit mesyuarat yang dijadualkan sebelum ini dengan tetapan baharu. Buka mesyuarat, dan klik butang 'Edit'.
Kemudian, selepas menjadualkan mesyuarat seperti yang anda lakukan, tatal ke bawah dan klik 'Tunjukkan Pilihan Lanjutan'.
Beberapa pilihan akan berkembang di bawahnya. Klik pada 'Pilihan penjadualan'.
Dalam Pilihan Penjadualan, pergi ke 'Mesyuarat Tidak Berkunci'. Tetapan lalai untuk pilihan ini ditetapkan kepada 'Tetamu boleh menyertai mesyuarat'. Klik butang radio untuk 'Tetamu menunggu di lobi sehingga hos menerima mereka' untuk memilihnya.
Sekarang, sama seperti tetapan untuk Bilik Mesyuarat Peribadi anda, anda akan melihat pilihan untuk 'Kunci Automatik'. Ia mungkin menyebabkan anda tertanya-tanya mengapa anda tidak boleh mengunci mesyuarat untuk mendayakan bilik menunggu seperti dengan Bilik Mesyuarat Peribadi.
Hanya mengunci mesyuarat tanpa mendayakan tetapan sebelumnya tidak akan mewujudkan ruang menunggu untuk tetamu yang tiba sebelum hos. Sebaliknya, mereka akan memasuki mesyuarat secara langsung. Jadi mendayakan pilihan sebelumnya adalah penting. Tetapi ia juga penting untuk diingat bahawa ia hanya mewujudkan ruang menunggu sehingga anda telah menyertai mesyuarat. Untuk membuat ruang menunggu selepas itu, anda perlu mengunci mesyuarat.
Kini, anda boleh mendayakan 'Kunci Automatik' semasa menjadualkan mesyuarat, atau anda boleh mengunci mesyuarat daripada bar alat mesyuarat selepas anda menyertai mesyuarat; terpulang kepada anda sepenuhnya. Setelah mesyuarat dikunci, semua peserta, tetamu dan ahli organisasi perlu melalui ruang menunggu.
Akhir sekali, klik butang 'Simpan' atau 'Jadual'.
Untuk mesyuarat yang dijadualkan, tiada pilihan generik yang akan mewujudkan ruang menunggu untuk setiap mesyuarat. Anda perlu melakukan langkah ini untuk setiap mesyuarat yang anda jadualkan.
Bilik menunggu dalam mesyuarat maya adalah amat penting untuk mengelakkan sebarang kemalangan. Dan walaupun anda boleh mempunyai ruang menunggu dalam mesyuarat Webex, mekanismenya tidak begitu mudah dan mudah. Tetapi apabila anda tahu caranya, anda boleh memastikan mesyuarat anda selamat seperti yang sepatutnya.