Jadualkan mesyuarat penting supaya semua ahli dapat hadir
Platform kerjasama seperti Microsoft Teams telah mengubah sepenuhnya permainan kerja jauh, dan memang betul. Banyak organisasi membuat peralihan daripada e-mel kepada apl seperti Microsoft Teams untuk komunikasi sesama rakan sekerja kerana ciri hebat yang ditawarkan oleh platform ini.
Satu ciri yang ditawarkan oleh Microsoft Teams yang disukai pengguna di seluruh dunia ialah keupayaan untuk mengadakan mesyuarat berjadual pada platform. Selain mesyuarat ad-hoc, pengguna juga boleh menjadualkan mesyuarat. Sebelum ini, hanya pelanggan Microsoft 365 Business boleh mengadakan mesyuarat peribadi atau saluran yang dijadualkan. Tetapi kini Microsoft juga telah menambah pilihan untuk pengguna Microsoft Teams Free. Dan menjadualkan mesyuarat dalam Pasukan dengan ahli organisasi serta orang luar (biasanya dikenali sebagai tetamu dalam dunia mesyuarat Microsoft Teams) adalah semudah yang boleh diperolehi.
Cara Menjadualkan Mesyuarat jika anda Pengguna Percuma Microsoft Teams
Buka apl desktop Microsoft Teams atau pergi ke teams.microsoft.com. Pilih pilihan 'Mesyuarat' dari bar navigasi di sebelah kiri.
Nota: Jika tiada pilihan 'Mesyuarat', cuba kemas kini apl desktop Microsoft Teams anda kerana pilihan baharu itu baru mula dilancarkan. Jika mengemas kini kepada versi terkini masih tidak menunjukkan pilihan, satu-satunya perkara yang tinggal ialah menunggu ciri itu dilancarkan kepada anda.
Tab Mesyuarat akan dibuka. Anda akan melihat dua pilihan: 'Bertemu Sekarang' dan 'Jadualkan Mesyuarat'. Klik pada 'Jadualkan Mesyuarat' untuk membuka tetingkap penjadual.
Beri tajuk mesyuarat anda dan nyatakan tarikh dan masa untuk tempoh mesyuarat. Kemudian klik pada butang ‘Jadual’.
Pasukan akan menjadualkan mesyuarat. Beberapa pilihan untuk berkongsi jemputan akan dipaparkan pada skrin anda. Anda boleh berkongsi maklumat mesyuarat dengan menyalinnya dan menghantar pautan melalui e-mel atau mana-mana apl pemesejan, atau anda boleh menghantar jemputan menggunakan Kalendar Google atau Kalendar Outlook dengan mencipta acara. Pilih pilihan yang anda inginkan.
Nota PENTING: Jangan langkau langkah ini tanpa sekurang-kurangnya menyalin maklumat mesyuarat. Sebaik sahaja anda menutup tetingkap ini, anda tidak akan dapat mengakses maklumat itu lagi. Anda juga harus memastikan pautan mesyuarat berguna untuk diri sendiri jika anda memilih untuk tidak membuat acara kalendar kerana pada masa ini, Microsoft Teams tidak mempunyai kalendar terbina dalam untuk pengguna percuma menjejaki mesyuarat yang dijadualkan. Iaitu, anda tidak akan dapat menyertai mesyuarat atau menjemput orang lain ke mesyuarat yang baru anda jadualkan jika anda melangkau langkah ini.
Pada masa ini, pengguna percuma hanya boleh mengadakan mesyuarat berjadual secara tertutup dan bukan dalam saluran. Jadi hanya orang yang mempunyai pautan jemputan mesyuarat boleh menyertai mesyuarat.
Cara Menjadualkan Mesyuarat jika anda seorang Pengguna Microsoft 365 Business
Pelanggan Microsoft 365 Business boleh sama ada menjadualkan mesyuarat daripada apl Microsoft Teams atau mereka juga boleh menggunakan Outlook untuk menjadualkan mesyuarat dalam Teams.
Jadualkan Mesyuarat daripada Microsoft Teams
Buka apl desktop Microsoft Teams atau pergi ke teams.microsoft.com dan log masuk dengan akaun Microsoft anda. Kemudian, pilih pilihan 'Kalendar' daripada bar navigasi di sebelah kiri.
Dalam kalendar, klik pada butang 'Mesyuarat Baharu' untuk menjadualkan mesyuarat.
Skrin untuk membuat mesyuarat baharu akan dibuka. Tambahkan tajuk mesyuarat dan kemudian taip nama peserta dalam kotak 'Tambahkan peserta yang diperlukan' untuk menjemput orang.
Jika anda mahu seseorang di luar organisasi anda menyertai mesyuarat, taip alamat e-mel mereka dalam kotak untuk menghantar pautan jemputan ke mesyuarat kepada mereka.
Selepas anda menambah semua hadirin, tetapkan masa untuk mesyuarat. Anda juga boleh menggunakan 'Pembantu penjadualan' untuk mencari masa lapang daripada kalendar semua orang untuk menetapkan masa untuk mesyuarat yang sesuai untuk semua orang.
Microsoft Teams juga membenarkan mesyuarat itu diulang pada jadual tertentu. Pilih pilihan yang sesuai daripada menu lungsur. Jika anda tidak mahu mengulangi mesyuarat, biarkan tetapan kepada 'Tidak mengulangi'.
Seterusnya ialah tetapan untuk 'Tambah saluran' yang menentukan tetapan privasi mesyuarat. Pastikan ia kosong untuk memastikan mesyuarat anda tertutup. Untuk membuka mesyuarat kepada ahli pasukan, pilih saluran. Anda juga boleh memilih berbilang saluran untuk mesyuarat itu.
Mesyuarat akan disiarkan dalam saluran yang anda pilih di bawah tab 'Siaran', tempat ahli pasukan boleh menetapkan agenda, berkongsi fail atau menambah ulasan mereka.
Klik pada butang 'Hantar' atau 'Simpan' (yang mana muncul berdasarkan sama ada terdapat peserta dalam senarai anda) untuk menjadualkan mesyuarat.
Jadualkan Mesyuarat Pasukan daripada Outlook
Pengguna juga boleh menjadualkan mesyuarat Pasukan daripada Microsoft Outlook. Buka aplikasi Outlook dan tukar kepada paparan kalendar. Klik pada ikon 'Kalendar' di bahagian bawah anak tetingkap navigasi kiri untuk bertukar.
Secara lalai, Microsoft Teams mempunyai tambahan Outlook. Klik pada 'Mesyuarat Pasukan Baharu' dalam paparan kalendar Outlook.
Skrin untuk menjadualkan mesyuarat akan dibuka. Tetapkan nama mesyuarat, tambahkan hadirin untuk menghantar jemputan mesyuarat, tetapkan masa mesyuarat dan klik pada butang ‘Hantar’ untuk menghantar jemputan mesyuarat.
Nota: Pada masa ini, pengguna boleh menjadualkan mesyuarat daripada Outlook, tetapi tidak boleh mempunyainya dalam mana-mana saluran.
Mengadakan mesyuarat di Microsoft Teams adalah sangat mudah. Pengguna boleh menjadualkan mesyuarat daripada Microsoft Teams atau menggunakan aplikasi Outlook. Pengguna pasukan dengan langganan Microsoft 365 Business juga boleh menggunakan pembantu penjadualan yang membolehkan pengguna mencari masa untuk mesyuarat yang sesuai untuk semua orang.
Penjadual untuk pengguna Microsoft Teams Free agak asas pada masa ini, tetapi memandangkan ia adalah ciri yang baru dilaksanakan, mungkin ia akan mendapat kemas kini penting dalam beberapa bulan akan datang. Anda juga boleh menghantar pautan jemputan kepada orang yang bukan sebahagian daripada organisasi anda supaya mereka boleh menyertai mesyuarat sebagai 'Tetamu'.